Gemeinde Creative Kirche — Strukturkonzept Teams + Kalender
Zusammenfassung
Das bestehende Microsoft Teams-Team "Gemeinde Creative Kirche" wird zum zentralen Organisations- und Kommunikationstool für die Gemeindearbeit ausgebaut. Ergänzend dient eine SharePoint-Seite als öffentliches Infoportal. ChurchTools wird parallel für die Kalenderübersicht genutzt, kann aber mittelfristig durch die Teams-Lösung ersetzt werden.
Teil 1: Teams-Konzept
Ist-Zustand Team "Gemeinde Creative Kirche"
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| Team-Name | Gemeinde Creative Kirche |
| SharePoint | https://creativekirche.sharepoint.com/sites/GemeindeCreativeKirche320 |
| Besitzer | Andreas Knorr |
| Mitglieder | 18 (7 intern @creative-kirche.de, 8 Gäste, 3 Duplikate) |
Bestehende Kanäle:
| Kanal | Typ | Inhalt |
|---|---|---|
| General | Standard | Tabs: cal GCK, TF FAK, Planner, Files |
| Gemeindeleitung | Privat | Protokolle + Unterlagen |
| Spenden | Privat | — |
| Mitgliederverzeichnis | Privat | — |
| Fundraising Gemeinde | Privat | — |
Bestehende Mitglieder (intern): Andreas Knorr, Torben Schmidt, Andrea Zappe, Andrea Paschen, Miriam Schäfer, Matthias Kleiböhmer, Martin Bartelworth, Rubin Itermann, Silke Wagener
Bestehende Gäste: Ralf Plohmann, Joachim Stahlschmidt, Klaus-Martin Strunk, Silke Wagener (privat), Bianca Voswinkel, Anna van Beek, Rachel Sonuga
Probleme: - Duplikate (Silke Wagener 2x, Rachel Sonuga 2x, Andreas Knorr privat) - Keine Struktur für Gottesdienst-Planung - Kein Kanal für Ehrenamtliche / GD-Teams - General-Kanal enthält alte Dateien (2012) - Kein einheitliches Konzept
Soll-Zustand: Kanalstruktur
Öffentliche Kanäle (Standard)
Sichtbar für alle Team-Mitglieder inkl. Gäste.
| Kanal | Zweck | Tabs |
|---|---|---|
| Allgemein | Ankündigungen, Willkommen, Regeln | SharePoint-Seite (Website-Tab), Termine (Kalender-Tab) |
| einfach Gottesdienst | Planung + Kommunikation EinfachGD | Planner (Dienstplan), Dateien (Ablaufpläne, Liedblätter) |
| Worship Café | Planung Worship Café | Planner, Dateien |
| Grow! | Jugendgottesdienst | Planner, Dateien |
| SELA | Yoga-Gottesdienst | Dateien |
| Ostern / Sonderevents | Saisonale Großveranstaltungen | Planner, Dateien |
| Technik | Übergreifend: Ton, Licht, Video | Equipment-Liste, Anleitungen |
| Musik | Übergreifend: Band, Gesang, Proben | Setlists, Noten |
Private Kanäle (nur eingeladene Mitglieder)
| Kanal | Zugang | Zweck |
|---|---|---|
| Gemeindeleitung | Torben + Andreas | Protokolle, Satzung, Strategie, vertrauliche Unterlagen |
| Finanzen | Torben + Andreas | Spenden, Fundraising, Budget (fasst bisherige Kanäle "Spenden" + "Fundraising Gemeinde" zusammen) |
| Mitgliederverzeichnis | Gemeindeleitung | Kontaktdaten, Datenschutz-relevant |
Aufräumen (bestehende Kanäle)
| Aktion | Kanal | Begründung |
|---|---|---|
| Umbenennen | General → Allgemein | Einheitlich deutsch |
| Zusammenlegen | Spenden + Fundraising Gemeinde → Finanzen | Redundanz vermeiden |
| Beibehalten | Gemeindeleitung, Mitgliederverzeichnis | Bereits korrekt |
| Alte Dateien | General/Dateien aufräumen | Ordner "2012", "Podcast" etc. prüfen und archivieren |
Dienstplanung via Planner
Pro Gottesdienst-Format ein eigener Planner-Plan als Tab im jeweiligen Kanal.
Beispiel: Planner "einfach Gottesdienst"
Buckets = Gottesdienst-Termine:
| Bucket | Datum |
|---|---|
| EinfachGD 22.03. | 22.03.2026, 11:00 |
| EinfachGD 12.04. | 12.04.2026, 11:00 |
| EinfachGD 26.04. | 26.04.2026, 11:00 |
| ... | alle 14 Tage |
Aufgaben pro Bucket = Dienste:
| Aufgabe | Zugewiesen an | Label (Farbe) |
|---|---|---|
| Predigt | (Person) | 🔴 Programm |
| Leitung | (Person) | 🔴 Programm |
| KinderGD | (Person) | 🔴 Programm |
| Gebet | (Person) | 🔴 Programm |
| Ton | (Person) | 🔵 Technik |
| Licht | (Person) | 🔵 Technik |
| Video / Stream | (Person) | 🔵 Technik |
| Lobpreis | (Person) | 🟢 Musik |
| Gesang | (Person) | 🟢 Musik |
| Gitarre / Keys | (Person) | 🟢 Musik |
| Catering / Buffet | (Person) | 🟡 Catering |
| Begrüßung | (Person) | 🟠 Begrüßung |
Vorteile: - Jeder sieht sofort: Was ist noch offen? Wofür bin ich eingeteilt? - Gäste können Aufgaben annehmen und als erledigt markieren - Push-Benachrichtigungen bei Zuweisung - Board-Ansicht oder Kalender-Ansicht möglich
Alternative: Microsoft Lists
Falls Planner zu unübersichtlich wird (bei vielen Terminen), kann stattdessen eine Microsoft List als Tab eingebunden werden:
| Datum | Predigt | Ton | Licht | Lobpreis | Catering | Begrüßung | KinderGD |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 22.03. | Torben | Ralf | — | Silke | Anna | Bianca | Veronika |
| 12.04. | Andreas | Ralf | — | Silke | Bianca | Anna | Veronika |
Vorteil: Tabellarische Übersicht wie eine klassische Dienstplan-Excel, aber mit Filtern, Sortierung und Benachrichtigungen.
Gastzugang für Ehrenamtliche
Wer braucht Gastzugang?
Alle Mitarbeitenden ohne @creative-kirche.de E-Mail (~30–40 Personen). Sie brauchen nur eine private E-Mail-Adresse (Gmail, GMX, web.de etc.).
Einladungsprozess
- In Teams: Team → Mitglieder verwalten → Mitglied hinzufügen
- E-Mail-Adresse des Gastes eingeben
- Gast erhält Einladungsmail von Microsoft
- Gast klickt Link → erstellt ggf. Microsoft-Konto (kostenlos) → ist im Team
Was Gäste können und was nicht
| Funktion | Gäste |
|---|---|
| Chat in Kanälen lesen + schreiben | ✅ |
| Dateien lesen + hochladen | ✅ |
| Planner sehen + Aufgaben annehmen | ✅ |
| An Besprechungen teilnehmen | ✅ |
| Private Kanäle sehen | ❌ (nur wenn eingeladen) |
| Andere Teams sehen | ❌ |
| Team-Einstellungen ändern | ❌ |
| Mitglieder einladen | ❌ |
Voraussetzung: Entra ID Gastzugang
In der Microsoft 365 Admin-Konsole muss Gastzugang aktiviert sein: - Entra ID → Externe Identitäten → Einstellungen für externe Zusammenarbeit - "Gasteinladungseinstellungen": Mitglieder können einladen → Ja - Teams Admin Center → Org-weite Einstellungen → Gastzugang → Ein
Dateiablage
Jeder Kanal hat automatisch einen SharePoint-Ordner. Empfohlene Struktur:
Kanal "Allgemein" → Grundlagendokumente
📁 Allgemein/
📁 Organisation
📄 Gemeindeordnung.pdf
📄 Satzung.pdf
📄 Datenschutzkonzept.pdf
📁 Vorlagen
📄 Ablaufplan-Vorlage.docx
📄 Dienstplan-Vorlage.xlsx
Kanal "Gemeindeleitung" → Vertrauliche Dokumente
📁 Gemeindeleitung/
📁 Protokolle
📁 2026
📄 2026-03-18 GL-Protokoll.docx
📄 2026-04-xx GL-Protokoll.docx
📁 Strategie
📁 Finanzen (Berichte)
Kanal "einfach Gottesdienst" → GD-spezifisch
📁 einfach Gottesdienst/
📁 Ablaufpläne
📄 2026-03-22 Ablauf.docx
📄 2026-04-12 Ablauf.docx
📁 Predigten
📁 Medien (Präsentationen, Videos)
Teil 2: SharePoint-Seite als öffentliches Infoportal
Zweck
Eine einfache Webseite unter der bestehenden SharePoint-URL, die ohne Teams-Zugang erreichbar ist. Zielgruppen:
- Gemeindeglieder (ohne Teams): Termine, Infos, Ankündigungen
- Interessierte / Neue: Was ist die Creative Kirche Gemeinde?
- Mitarbeitende: Einstiegspunkt mit Weiterleitung in Teams-Kanäle
Aufbau
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Willkommen | Kurzbeschreibung, Bild, "Wer wir sind" |
| Termine | Kalender-Webpart (aus Team-Kalender oder SharePoint-Liste) |
| Gottesdienste | EinfachGD, Worship Café, Grow!, SELA — Beschreibung + nächster Termin |
| Mitmachen | "Du willst mitarbeiten?" → Link zur Teams-Einladung oder Kontaktformular |
| Gemeindeleitung | Foto + Name (öffentlich), kein vertraulicher Inhalt |
| Kontakt | Adresse, Anfahrt, E-Mail |
Technisch
- URL: https://creativekirche.sharepoint.com/sites/GemeindeCreativeKirche320 (bereits vorhanden)
- Zugang: "Jeder außer externen Benutzern" oder mit anonymem Link
- Bearbeitung: Torben + Andreas (Site-Owners)
- Aufwand: ~2–3 Stunden für Ersteinrichtung mit SharePoint-Seiteneditor (Drag & Drop)
Teil 3: Umsetzungsplan
Phase 1: Aufräumen (sofort)
- [ ] Duplikate entfernen: Silke Wagener (Gast-Duplikat), Rachel Sonuga (Duplikat), Andreas Knorr (privater Gast-Account)
- [ ] Kanal "General" umbenennen → "Allgemein"
- [ ] Alte Dateien in General prüfen und archivieren (2012, STP-Datei etc.)
- [ ] Kanäle "Spenden" + "Fundraising Gemeinde" zusammenlegen → "Finanzen"
Phase 2: Neue Kanäle (diese Woche)
- [ ] Kanal "einfach Gottesdienst" anlegen (Standard)
- [ ] Kanal "Worship Café" anlegen (Standard)
- [ ] Kanal "Grow!" anlegen (Standard)
- [ ] Kanal "Ostern 2026" anlegen (Standard, temporär)
- [ ] Kanal "Technik" anlegen (Standard)
- [ ] Kanal "Musik" anlegen (Standard)
- [ ] Privaten Kanal "Finanzen" anlegen (Torben + Andreas)
Phase 3: Planner + Dateien (diese Woche)
- [ ] Planner "Dienstplan EinfachGD" im Kanal "einfach Gottesdienst" anlegen
- [ ] Buckets für die nächsten GD-Termine erstellen (22.03., 12.04., 26.04. ...)
- [ ] Aufgaben pro Bucket anlegen (Predigt, Ton, Licht, Lobpreis, Catering, Begrüßung, KinderGD)
- [ ] Labels definieren (Programm=rot, Technik=blau, Musik=grün, Catering=gelb, Begrüßung=orange)
- [ ] Ordnerstruktur in Dateien anlegen (Ablaufpläne, Protokolle etc.)
Phase 4: Gäste einladen (nächste Woche)
- [ ] Gastzugang in Entra ID / Teams Admin prüfen
- [ ] Bestehende Gäste den richtigen Kanälen zuordnen
- [ ] Neue Ehrenamtliche einladen (~20–30 E-Mails)
- [ ] Kurze Anleitung für Gäste schreiben (PDF oder Nachricht im Allgemein-Kanal)
Phase 5: SharePoint-Seite (bis Ende März)
- [ ] Startseite der SharePoint-Site gestalten (Willkommen, Termine, GD-Formate)
- [ ] Kalender-Webpart einbinden
- [ ] Freigabe für "Jeder im Unternehmen" oder anonymen Zugang prüfen
- [ ] Link kommunizieren
Phase 6: ChurchTools evaluieren (April)
- [ ] Nach 2–4 Wochen Teams-Nutzung: Brauchen wir ChurchTools noch?
- [ ] Falls nein: crea.church.tools kündigen (29 €/Monat Ersparnis)
- [ ] Falls ja: Nur für Kalender-Sync nutzen (Termine bleiben dort eingetragen)
Teil 4: Kosten
| Posten | Monatlich | Jährlich |
|---|---|---|
| Teams-Team (M365 bereits vorhanden) | 0 € | 0 € |
| Gastzugang (bis 50 Gäste) | 0 € | 0 € |
| SharePoint-Seite (in M365 enthalten) | 0 € | 0 € |
| Planner (in M365 enthalten) | 0 € | 0 € |
| Gesamt | 0 € | 0 € |
Bei Kündigung von ChurchTools XS: 348 €/Jahr Ersparnis.
Anhang A: Terminübersicht (18.03. – 30.04.2026)
Alle Termine aus www.creative-kirche.de, aktuell auch in ChurchTools (crea.church.tools) eingetragen.
März
| Datum | Uhrzeit | Termin | Ort |
|---|---|---|---|
| 18.03. | 19:30 | Gemeindeleitung | — |
| 19.03. | 18:30 | Alpha-Glaubenskurs | Ev. Pop-Akademie, Witten |
| 21.03. | 10:00 | Alpha Tag | Ev. Pop-Akademie, Witten |
| 21.03. | 18:00 | 7 Worte vom Kreuz | Göppingen, EWS Arena |
| 21.03. | 19:00 | Durchkreuzte Wege | Ev. Pop-Akademie, Witten |
| 22.03. | 11:00 | einfach Gottesdienst | Creative Kirche, Ruhrstr. 48, Witten |
| 22.03. | 20:00 | 7 Worte vom Kreuz | Wetzlar, Buderus Arena |
| 26.03. | 18:30 | Alpha-Glaubenskurs | Ev. Pop-Akademie, Witten |
| 28.03. | ganztägig | Skifreizeit im Zillertal | Chalet Bergerblick |
| 28.03. | 18:00 | 7 Worte vom Kreuz | Lemgo, PHOENIX CONTACT arena |
| 29.03. | 20:00 | 7 Worte vom Kreuz | Lingen, EmslandArena |
April
| Datum | Uhrzeit | Termin | Ort |
|---|---|---|---|
| 02.04. | 19:00 | Gründonnerstag — Sender-Mahl | Ev. Pop-Akademie, Witten |
| 02.04. | 20:00 | 7 Worte vom Kreuz | Chemnitz, Messehalle 1 |
| 03.04. | 11:00 | Karfreitag — Gottesdienst | Ev. Pop-Akademie, Witten |
| 04.04. | 17:00 | Feierliches Osteressen | Ev. Pop-Akademie, Witten |
| 04.04. | 21:00 | Osternacht | Ev. Pop-Akademie, Witten |
| 06.04. | 19:30 | Worship Café Oster Special | Werk°Stadt, Witten |
| 12.04. | 11:00 | einfach Gottesdienst | Creative Kirche, Ruhrstr. 48, Witten |
| 16.04. | 18:30 | Alpha-Glaubenskurs | Ev. Pop-Akademie, Witten |
| 19.04. | 18:00 | SELA Yoga-Gottesdienst | Kapelle im Ev. Krankenhaus, Witten |
| 19.04. | 19:00 | Grow! | Ev. Pop-Akademie, Witten |
| 23.04. | 18:30 | Alpha-Glaubenskurs | Ev. Pop-Akademie, Witten |
| 26.04. | 11:00 | einfach Gottesdienst | Creative Kirche, Ruhrstr. 48, Witten |
Anhang B: ChurchTools crea.church.tools (Referenz)
Status: Parallel-Betrieb, Kündigung nach Evaluierung in Phase 6 prüfen.
| Eigenschaft | Wert |
|---|---|
| URL | https://crea.church.tools |
| Paket | XS (100 User), 29 €/Monat |
| Login | andreas.knorr@creative-kirche.de / Zaphod42! |
| API | REST, Session-Cookie Auth, XS-Plan: kein POST für Services/Events |
| Benutzer | Andreas Knorr (Admin), Torben Schmidt, Heiko Patzner, Maike Patzner, Veronika Grewe-Knorr |
| Kalender | Gottesdienst (ID:2), Sonstige (ID:1), Jugend (ID:3), Gemeindeleitung (ID:4, privat) |
| 23 Termine | Eingetragen per API am 18.03.2026 (siehe Anhang A) |
Dienstplanung in ChurchTools (falls weitergenutzt)
Bestehende Dienstkategorien: Programm, Technik, Musik. Noch anzulegen (manuell im Web-UI unter Events → Stammdaten → Dienstkategorien):
| Dienstkategorie | Dienste |
|---|---|
| Programm | Leitung, Predigt, KinderGD (neu), Gebet (neu) |
| Technik | Ton, Licht, Video |
| Musik | Lobpreisleitung, Gesang, Gitarre |
| Catering (neu) | Catering |
| Begrüßung (neu) | Begrüßung |
Erstellt: 18.03.2026 Aktualisiert: 18.03.2026 — Strukturkonzept Teams + SharePoint, ChurchTools als Anhang