App für Gemeinde — Anforderungskonzept und Analyse
Tool Kommunikation -Team: Maike, Heiko, Jürgen, Torben, Andreas
23.3.26
Anforderungen besprochen, s.u. zusätzliche Themen ergänzt weiteres Vorgehen:
- Aufsetzen Test-App communi (Andreas) ggf diese Woche
- Gruppen und Rollen-Konzept erster Entwurf s.u. in App einbauen (Andreas)
- Test hier im Team ggf weitere durch persönliche Ansprache (Team)
- Bewertung Test und Abstimmung über weiteres Verfahren nach Ostern
- Abstimmung mit SCK-Kommunikation Dominik (Torben, Andreas)
- kurze Info an Martin + Marcel (Andreas)
- Rollen im Team werden dann noch einmal konkretisiert (Administration Andreas, Pflege der Gruppen, Moderation, Content Torben, Maike, Heiko, Jürgen) alles im Rahmen unserer jeweiligen Möglichkeiten und Ressourcen!
1. Ausgangslage
Die Kommunikation in der Gemeinde Creative Kirche läuft derzeit über eine Vielzahl von WhatsApp-Gruppen. Diese sind unübersichtlich, nicht steuerbar und datenschutzrechtlich problematisch (Meta/USA, DSGVO). Informationen gehen in der Chat-Flut unter, es gibt keine klare Trennung zwischen Ankündigungen und Diskussion, und neue Gemeindeglieder finden nicht so leicht Anschluss.
Eine zentrale App, die Kommunikation, Termine und News an einem Ort bündelt, könnte hier sinnvoll sein.
2. Anforderungen
2.1 Kommunikation — WhatsApp-Ablösung (Priorität 1)
Die verschiedenen existierenden WhatsApp-Gruppen sollen durch eine zentrale Plattform abgelöst werden. Ziel ist eine bessere Steuerung von Informationen in die einzelnen Gruppen.
Benötigte Gruppen:
| Gruppentyp | Beispiele | Beschreibung |
|---|---|---|
| Allgemeine Gruppe | "Gemeinde" | Für alle Gemeindeglieder — zentrale Anlaufstelle für Infos und Austausch |
| Dienst-/Service-Teams | Technik, Musik, Catering, Begrüßung, KinderGD, Gebet | Je eine Gruppe pro Ehrenamtlichen-Bereich für die operative Abstimmung |
| Ehrenamtlichen-Kreise | Alpha-Kurs-Team, Worship-Café-Team | Gruppen für projektbezogene Zusammenarbeit |
| Arbeits-/Leitungsgruppen | Gemeindeleitung, Finanzen | Geschlossene Gruppen für vertrauliche Abstimmung |
Moderation: Je größer eine Gruppe, desto wichtiger ist Moderation. Insbesondere die allgemeine Gruppe muss moderiert werden können, damit keine ungeprüften oder unangemessenen Inhalte erscheinen. Moderatoren müssen Beiträge vor der Veröffentlichung prüfen oder nachträglich entfernen können.
2.2 Terminkalender
Alle Gemeinde-Termine sollen an einem Ort sichtbar sein:
- Automatischer Import der öffentlichen Termine von creative-kirche.de als Basis — diese Termine existieren bereits und müssen nicht doppelt gepflegt werden
- Manuelle Ergänzung von internen Terminen, die nicht auf der Website stehen: Sitzungen, Gremien, Proben, Leitungsrunden, Hauskreise
- Idealerweise mit Anmeldefunktion für Events
- Abstimmung mit SCK-Kommunikation Dominik Ballhausen wg Zulieferung bzw. Nutzung der App als zusätzlichem Kommunikationskanal im Gesamtkonzept der SCK
2.3 News und Content
Ein separater Bereich für Informationen, die nicht in der allgemeinen Gruppe diskutiert werden müssen, sondern als Einweg-Information an die Gemeinde gehen:
- Veranstaltungshinweise und Einladungen
- Berichte und Fotos von Veranstaltungen
- Ankündigungen der Stiftung Creative Kirche
- Geistliche Impulse, Gebetsanliegen
Für diesen Bereich wird ein Content Manager benötigt — eine feste Person oder ein kleines Team, das regelmäßig Inhalte erstellt und veröffentlicht. Diese Rolle sollte ebenfalss mit der Kommunikationsabteilung der Stiftung Creative Kirche verzahnt sein, damit Inhalte nicht doppelt erstellt werden und die Gemeinde-App von den professionellen Kommunikationsressourcen profitiert.
Push-Benachrichtigungen bei neuen News sind wichtig, damit Inhalte auch wahrgenommen werden.
3. Optionen im Vergleich
Rahmenbedingungen
- Ca. 150 Nutzer (Gemeindeglieder + Ehrenamtliche)
- DSGVO-Konformität erforderlich (Server in DE/EU)
- Möglichst niedrige Einstiegshürde — viele Nutzer sind WhatsApp gewohnt
- ChurchTools XS-Instanz (crea.church.tools) ist bereits vorhanden — derzeit kostenlos (29€ Grundpreis, 100% Rabatt), max. 100 aktive Personen in der Datenbank. Kalender und News können aber öffentlich ohne Account eingesehen werden (zählen nicht gegen das Limit).
- Microsoft 365 mit Teams ist über die Stiftung Creative Kirche vorhanden
Vergleich
| Kriterium | ChurchTools (XS, kostenlos) | Communi | Teams (M365 vorhanden) |
|---|---|---|---|
| Gruppen-Chat | eingeschränkt | sehr gut | gut |
| Moderierte Gruppen | nein | ja | eingeschränkt |
| News-Feed | eingeschränkt | sehr gut | nein (nur Kanal-Posts) |
| Push-Benachrichtigungen | ja | ja | ja |
| Terminkalender | sehr gut | gut | gut (via Outlook) |
| Events mit Anmeldung | ja | ja | umständlich |
| Automatischer Termin-Import | via API möglich | manuell | via Graph API möglich |
| Mobile App | ja (iOS + Android) | ja (iOS + Android) | ja (iOS + Android) |
| Einfache Bedienung | mittel — Verwaltungstool | sehr einfach — wie WhatsApp | mittel — Business-Tool |
| Content / News pflegen | begrenzt | sehr gut | begrenzt |
| Dienstplanung | sehr gut | nein | via Planner |
| Keine Handynummer nötig | ja | ja | ja |
| DSGVO (Server DE) | ja | ja | ja (EU) |
| Max. Nutzer | 100 aktive Personen (XS), Kalender/News öffentlich ohne Account | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Kosten (150 Nutzer) | 0 € (XS) wenn nur Admins Accounts brauchen; 49 €/Monat (S) wenn alle einen Account brauchen | ca. 40–60 €/Monat (nach Testphase) | 0 € (vorhanden) |
Hinweis: ChurchTools XS — Personenlimit und öffentlicher Zugriff
Das XS-Paket ist derzeit kostenlos (29€ Grundpreis mit 100% Rabatt) und auf 100 aktive Personen in der Datenbank begrenzt.
ChurchTools bietet einen "Öffentlichen Benutzer": Kalender und News/Posts können ohne Login über den Browser eingesehen werden — per Web-URL, iCal-Abo oder iframe-Einbettung auf der eigenen Website. Diese reinen Betrachter zählen nicht gegen das 100er-Limit.
Wichtige Einschränkung: Dieser öffentliche Zugriff funktioniert ausschließlich über den Web-Browser — nicht über die ChurchTools-App. Wer die App nutzen will (Chat, Gruppen, Dienstplan-Eintragung, Push-Nachrichten), braucht einen vollwertigen Account, der gegen das Limit zählt. Damit geht der eigentliche Charme einer Gemeinde-App verloren: Alles in einer App, Push-Benachrichtigungen, Chat — das funktioniert nur mit Account. Einen reinen Kalender-Lesezugriff per Browser kann jede Website mit einem Kalender-Widget genauso gut bieten.
Für eine vollständige Nutzung mit 150 Personen-Datensätzen (alle mit App-Zugang) wäre Paket S nötig (200 Personen, 49 €/Monat).
Hinweis: Communi — Kosten nach Testphase
Communi bietet eine 30-Tage-Testphase (kostenlos), danach ist ein Abo erforderlich. Das Preismodell ist modular (Basispreis + Zusatzmodule):
| Posten | Kosten |
|---|---|
| Basispaket (bis 100 Nutzer) | ab 24 €/Monat |
| Geschlossene Gruppen | +13 €/Monat |
| Eventkalender | +14 €/Monat |
| Einrichtungsgebühr | 100 € einmalig |
| Apple Developer Account | ca. 100 €/Jahr |
| Google Developer Account | 35 € einmalig |
Geschätzte Kosten für 150 Nutzer mit Gruppen + Kalender: ca. 40–60 €/Monat (480–720 €/Jahr). Damit liegt Communi in einer ähnlichen Größenordnung wie ChurchTools S-Paket. Die exakten Preise müssen über den Konfigurator auf communiapp.de ermittelt werden.
4. Bewertung nach Anforderungen
Kommunikation (Prio 1)
| Anforderung | ChurchTools | Communi | Teams |
|---|---|---|---|
| WhatsApp-Ablösung | schwach | sehr gut | mittel |
| Moderierte allgemeine Gruppe | nein | ja | eingeschränkt |
| Team-Gruppen | ja | ja | ja |
| Einfach für alle Nutzer | nein | ja | nein |
Fazit: Communi ist klar am stärksten für den Kommunikationsbedarf. Es fühlt sich an wie WhatsApp, ist sofort verständlich und bietet moderierte Gruppen. Teams und ChurchTools erfordern Einarbeitung und sind für reine Kommunikation nicht ideal.
Terminkalender (Prio 2)
| Anforderung | ChurchTools | Communi | Teams |
|---|---|---|---|
| Kalender mit allen Terminen | sehr gut | gut | gut |
| Auto-Import von Website | API vorhanden | manuell | möglich |
| Manuelle Ergänzungen | ja | ja | ja |
| Anmeldefunktion | ja | ja | nein |
Fazit: Alle drei Optionen bieten ausreichende Kalenderfunktionen. Communi und Teams decken den Bedarf ab. ChurchTools bietet zwar den umfangreichsten Kalender, aber dieser Mehrwert rechtfertigt kein zusätzliches Tool — er wäre allenfalls eine Option, falls ChurchTools ohnehin im Einsatz bleibt.
News / Content (Prio 3)
| Anforderung | ChurchTools | Communi | Teams |
|---|---|---|---|
| News-Feed mit Bildern | eingeschränkt | sehr gut | nein |
| Push bei neuen News | ja | ja | ja |
| Content Manager Workflow | umständlich | einfach | umständlich |
Fazit: Communi bietet den besten News-Bereich — dedizierter Feed, einfache Pflege, Push-Benachrichtigungen.
5. Empfehlung
Communi als Gemeinde-App - Test
| Komponente | Tool | Begründung |
|---|---|---|
| Kommunikation | Communi | WhatsApp-Ersatz, moderierte Gruppen, sofort verständlich |
| News / Content | Communi | Dedizierter News-Feed mit Push |
| Terminkalender | Communi oder Teams | Beide bieten ausreichende Kalenderfunktionen |
| Dienstplanung | Teams/Planner | Bereits vorhanden, kein Zusatztool nötig |
Option: ChurchTools (XS, kostenlos) könnte ergänzend als Kalender-Backend genutzt werden, falls gewünscht — ist aber keine Voraussetzung.
Gruppenstruktur in Communi
| Gruppe | Typ | Moderation |
|---|---|---|
| Ankündigungen | News-Kanal | Nur Leitung postet |
| Allgemein | Moderierter Chat | Beiträge werden vor Veröffentlichung geprüft |
| Technik | Team-Gruppe | Team-Leitung |
| Musik / Band | Team-Gruppe | Team-Leitung |
| Catering | Team-Gruppe | Team-Leitung |
| KinderGD | Team-Gruppe | Team-Leitung |
| Alpha-Kurs | Team-Gruppe | Kursleitung |
| Gemeindeleitung | Geschlossene Gruppe | Nur Leitung |
Rolle: Content Manager
Eine feste Person (oder ein kleines Team) pflegt regelmäßig: - News und Berichte im Communi-Feed - Fotos von Veranstaltungen - Ankündigungen und Einladungen - Termine pflegen und aktuell halten
Kosten
| Posten | Monatlich | Jährlich |
|---|---|---|
| Communi (150 User, Gruppen + Kalender) | ca. 40–60 € | ca. 480–720 € |
| Teams (M365 vorhanden) | 0 € | 0 € |
| Gesamt (mit Communi) | ca. 40–60 € | ca. 480–720 € |
Hinweis: Communi ist nur in der 30-Tage-Testphase kostenlos. Die Kosten liegen in einer ähnlichen Größenordnung wie ChurchTools S-Paket (49 €/Monat). Teams als alleinige Lösung wäre kostenfrei.
Optional: ChurchTools XS (kostenlos) für öffentlichen Kalender und News — reine Betrachter brauchen keinen Account.
6. Umsetzung (s.o. nach Besprechung)
Phase 1: Vorbereitung
- [ ] Communi kostenlos einrichten (communi-app.de)
- [ ] Gruppen anlegen (siehe Struktur oben)
- [ ] Content Manager benennen
- [ ] Termin-Import von creative-kirche.de automatisieren
Phase 2: Pilotbetrieb
- [ ] Leitungskreis + Service-Team-Leiter als erste Nutzer einladen
- [ ] 2 Wochen testen, Feedback sammeln
Phase 3: Gemeinde-Rollout
- [ ] Alle Gemeindeglieder einladen — persönlich bei Installation helfen
- [ ] Übergangszeit (2–3 Monate): WhatsApp + Communi parallel
- [ ] Infos schrittweise nur noch über Communi
Phase 4: WhatsApp ablösen
- [ ] Alle relevanten Infos ausschließlich über Communi
- [ ] WhatsApp-Gruppen archivieren
*Erstellt: 23.03.2026 — Diskussionsgrundlage *
Anhang: Persönliche Einschätzung (Andreas)
ChurchTools
ChurchTools ist eine großartige Anwendung mit beeindruckendem Funktionsumfang. Aber für unseren Bedarf schießen wir mit Kanonen auf Spatzen. Der Grund: ChurchTools bringt zahlreiche Module mit — Buchhaltung, Mitgliederverwaltung, Fundraising, Massen-E-Mail-Versand — die wir in der Creative Kirche längst mit anderen Tools abdecken. Die lokale Gemeindearbeit nutzt bereits die IT-Infrastruktur der Geschäftsstelle der Stiftung, und diese bestehenden Systeme funktionieren. Die meisten ChurchTools-Module wären also schlicht überflüssig.
Für die verbleibenden Zwecke — Terminkalender und Kommunikation — wäre ChurchTools grundsätzlich einsetzbar. Attraktiv ist natürlich die kostenlose XS-Lizenz. Ideal wäre eine Art Lese-Zugang, bei dem jedes Gemeindeglied zumindest die allgemeine Gruppe, den Kalender und die News einsehen kann, ohne eine volle Lizenz zu benötigen. Das ist über Web-GUI möglich.
Dazu kommt die Erfahrung, die wir mit ChurchTools in der Praxis gemacht haben — und die war durchwachsen. Beim letzten Gospelkirchentag hatten wir ChurchTools im Einsatz, und die Rückmeldungen zur Funktionalität waren nicht durchweg positiv. Beim Willow Creek Leitungskongress habe ich ChurchTools als Teilnehmer erlebt, und das hat mich überhaupt nicht überzeugt: Die Kommunikationsmodule waren nicht vernünftig freigeschaltet, und die Informationen, die ankamen, waren lieblos gepflegt. Womit wir beim Lieblingsthema wären: Content Manager, Content Manager, Content Manager. Ohne jemanden, der sich kümmert, wird kein Tool der Welt funktionieren.
Die Benutzeroberfläche von ChurchTools ist okay — wenn auch nicht berauschend. Und bei der Einrichtung habe ich festgestellt, dass die Administration alles andere als trivial ist. Die Verknüpfung von Dienstplänen, Gruppen, Gottesdienst-Formaten und Berechtigungen erfordert erhebliche Einarbeitung. Man kann damit alles Mögliche machen, aber es ist aufwändig, es muss gelernt sein, und es muss sich jemand dauerhaft drum kümmern.
Communi App
Communi hatten wir vor etwa acht Jahren im Bereich der lokalen Gemeindearbeit im Einsatz. Es ist eine sympathische App, die Leute dahinter sind super nett, und die Administration ist vergleichsweise einfach. Die Ersteinrichtung hat damals etwas Zeit gekostet, aber danach lief die Pflege unkompliziert. Der klare Schwerpunkt liegt auf Kommunikation — genau das, was wir brauchen.
Was man sich genau anschauen müsste: Wie gut funktioniert die Moderation in den Kommunikationskanälen? Und wie gut lässt sich Communi mit anderen Dingen verzahnen, die wir schon haben? Auch hier gilt: Ohne regelmäßig gepflegten Content wird die beste App zur digitalen Geisterstadt. Eine Testinstanz wäre schnell eingerichtet.
Microsoft Teams
Teams hätte den Vorteil, dass wir es bereits haben und relativ zügig einsetzen könnten. Es hat nicht den Charme einer Communi App — überhaupt nicht. Aber es wäre möglich, darüber Informationsstrukturen aufzubauen: Ablagen über SharePoint, Kommunikation über Kanäle, Termine über Outlook. Entscheidend wäre ein durchdachtes Konzept für die Unterscheidung zwischen Teams, Kanälen und Berechtigungen — wir haben dazu bereits Vorarbeit geleistet.
Der größte Vorteil: Keine zusätzlichen Kosten. Die meisten Gemeindeglieder könnten als Gäste auf dem System mitarbeiten, und nur die Creative-Kirche-Mitarbeitenden brauchen Lizenzen — die sie ohnehin schon haben.
Fazit
Alle drei Optionen haben ihre Berechtigung. Entscheidend wird am Ende weniger das Tool sein als die Frage, ob wir die Disziplin aufbringen, es zu pflegen. Das beste Tool nutzt nichts, wenn niemand regelmäßig Inhalte einstellt und die Gruppen lebendig hält.