SharePoint Speicher-Analyse
Erstellt: 2026-03-29, Datenquelle: Microsoft Graph API (Delta-API, vollständiger Crawl)
Zusammenfassung
SharePoint ist mit 5.799 GB um 955 GB über dem Kontingent (4.844 GB). Die Analyse von 286.229 Dateien zeigt: 47% des Speichers (1.706 GB) sind seit >2 Jahren erstellt UND unverändert — effektiv tote Dateien. Video (MP4/MOV) und Design (PSD/PSB) machen 75% aus. 399 GB sind reine Duplikate.
Empfehlung
Archivierung über bestehenden VPS + Hetzner Storage Box:
1. Duplikate bereinigen → 399 GB frei (kostenlos)
2. 1.981 Dateien >100 MB, erstellt+geändert >2 Jahre → 869 GB auf Hetzner Storage Box (5 TB, 13 €/Mo)
3. VPS als Nextcloud-Gateway → Mitarbeiter greifen über https://archiv-anknorr.ddnss.de zu
4. Ergebnis: 1.268 GB frei bei 955 GB Überschreitung → Problem gelöst
Alternativen (nicht empfohlen)
- M365 Extra Storage: 0,20 USD/GB/Mo → ~4.440 €/Jahr für 2 TB, 28x teurer als Hetzner
- Hetzner Cloud Volume am VPS: SSD-Block-Storage, 0,044 €/GB/Mo → ~1.250 €/Jahr für 2 TB, 8x teurer als Storage Box
- Hetzner Storage Share (Nextcloud): Managed Nextcloud, 5 TB ~17 €/Mo — komfortabler als Storage Box, aber 30% teurer
- Backblaze B2: S3-kompatibel, ~11 €/Mo für 2 TB — günstig, aber US-Anbieter, kein Web-UI
- AWS Glacier Deep Archive: ~2 €/Mo für 2 TB — extrem günstig, aber 12h Abrufzeit, komplex
- Raspberry Pi + SSD: ~265 € einmalig — kein RAID, kein Offsite, Single Point of Failure
- M365-Lizenzen zuweisen: 279 ungenutzte Grant-Lizenzen → bis +2,79 TB Kontingent — prüfen ob Microsoft das erlaubt
Details: siehe 51_sharepoint_speicher_alternativen.md
Ausgangslage
- Belegt: 5.799 GB (laut SharePoint)
- Erfasst via API: 3.620 GB in 286.229 Dateien über 27 Sites
- Kontingent: 4.844 GB
- Überschreitung: 955 GB (20% über Limit)
- Auslöser: E-Mail von SharePoint Online (29.03.2026, 16:29)
Hinweis: Die Differenz zwischen 5.799 GB (Quota) und 3.620 GB (API) erklärt sich durch SharePoint-Versionierung (alte Versionen belegen Speicher, werden aber nicht als Dateien aufgelistet), Papierkorb-Inhalt und systemseitige Metadaten.
Speicherverteilung nach Sites
| Rang | Site | GB | Anteil |
|---|---|---|---|
| 1 | Creative Kirche BackOffice | 2.039 | 35,2% |
| 2 | Creative Kirche (Bilderdatenbank) | 1.553 | 26,8% |
| 3 | Mission Gottesdienste Fundraising | 515 | 8,9% |
| 4 | We Are Voice | 412 | 7,1% |
| 5 | 7 Worte vom Kreuz | 367 | 6,3% |
| 6 | Martin Luther King | 299 | 5,2% |
| 7 | Bethlehem | 291 | 5,0% |
| 8 | European Gospel Festival | 252 | 4,3% |
| 9 | Ev. Pop-Akademie | 151 | 2,6% |
| 10 | Das Wunder der Schöpfung | 118 | 2,0% |
| Restliche Sites | ~300 | ~5% |
Top 3 = 4.107 GB (70,8%)
Größte Ordner
| Site | Ordner | GB |
|---|---|---|
| BackOffice | Design-Datenbank | 857 |
| Mission Gottesdienste | GGW | 437 |
| We Are Voice | Musikmanagement | 339 |
| 7 Worte | General | 295 |
| Bethlehem | General | 181 |
| MLK | General | 136 |
| Gospel Festival | GKT 2024 | 132 |
| BackOffice | Verlag | 128 |
Altersverteilung (286.229 Dateien, vollständig)
| Alter | Dateien | GB | Anteil |
|---|---|---|---|
| > 5 Jahre | 31.413 | 178,7 | 4,9% |
| 3–5 Jahre | 110.125 | 1.065,9 | 29,4% |
| 2–3 Jahre | 31.234 | 500,4 | 13,8% |
| 1–2 Jahre | 63.278 | 988,3 | 27,3% |
| < 1 Jahr | 50.179 | 886,4 | 24,5% |
Dateien >2 Jahre: 172.772 Dateien, 1.745 GB (48,2%) — fast die Hälfte des gesamten Speichers.
Matrix: Speicher nach Alter UND Größe (GB)
| >1 GB | 100 MB–1 GB | 50–100 MB | 20–50 MB | 10–20 MB | 1–10 MB | <1 MB | Gesamt | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| >5 Jahre | 42,6 | 41,1 | 32,9 | 18,5 | 9,6 | 30,0 | 4,0 | 178,7 |
| 3–5 Jahre | 188,9 | 302,0 | 265,1 | 148,7 | 53,5 | 96,5 | 11,3 | 1.065,9 |
| 2–3 Jahre | 191,5 | 118,2 | 61,8 | 62,2 | 18,0 | 45,8 | 3,0 | 500,4 |
| 1–2 Jahre | 432,1 | 276,1 | 81,9 | 48,8 | 64,7 | 78,2 | 6,5 | 988,3 |
| <1 Jahr | 436,2 | 260,9 | 52,2 | 59,7 | 21,5 | 50,2 | 5,7 | 886,4 |
| Gesamt | 1.291 | 998 | 494 | 338 | 167 | 301 | 31 | 3.620 |
Archivierungskandidaten nach Größen-/Alters-Kombination
| Kriterium | Dateien | GB |
|---|---|---|
| >100 MB und >2 Jahre | 2.013 | 884 |
| >100 MB und >3 Jahre | 1.477 | 575 |
| >100 MB und >5 Jahre | 169 | 84 |
| >1 GB und >2 Jahre | 143 | 423 |
| >1 GB und >3 Jahre | 79 | 231 |
| >50 MB und >2 Jahre | 7.334 | 1.244 |
| >10 MB und >2 Jahre | 20.720 | 1.555 |
| Alle >2 Jahre | 172.772 | 1.745 |
Empfohlener Sweet-Spot: >100 MB und >2 Jahre = 2.013 Dateien, 884 GB. Überschaubare Menge, großer Effekt. Davon nach Site:
| Site | Dateien | GB |
|---|---|---|
| BackOffice | 962 | 306,5 |
| Martin Luther King | 167 | 154,1 |
| 7 Worte vom Kreuz | 127 | 98,5 |
| Bethlehem | 42 | 54,0 |
| We Are Voice | 238 | 52,9 |
| Weihnachtssingen | 19 | 45,5 |
| Creative Kirche | 99 | 42,2 |
| European Gospel Festival | 115 | 37,0 |
| Ev. Pop-Akademie | 56 | 31,2 |
| Restliche | 188 | 62,4 |
Nach Dateityp:
| Typ | GB | Anteil |
|---|---|---|
| .mp4 (Videos) | 325,8 | 36,8% |
| .psd (Photoshop) | 206,3 | 23,3% |
| .zip (Archive) | 103,3 | 11,7% |
| .mov (Videos) | 83,5 | 9,4% |
| .wav (Audio) | 39,6 | 4,5% |
| .pptx | 26,3 | 3,0% |
| Rest | 99,5 | 11,3% |
Altersverteilung nach Site (>2 Jahre)
| Site | Total GB | >2 Jahre GB | Anteil |
|---|---|---|---|
| BackOffice | 1.081 | 569 | 53% |
| We Are Voice | 366 | 365 | 100% |
| 7 Worte | 323 | 127 | 39% |
| Martin Luther King | 232 | 195 | 84% |
| Bethlehem | 215 | 61 | 28% |
| European Gospel Festival | 218 | 73 | 33% |
| Creative Kirche | 76 | 72 | 95% |
| Ev. Pop-Akademie | 127 | 56 | 44% |
| Weihnachtssingen | 53 | 49 | 93% |
| Oslo Gospel Choir | 47 | 46 | 97% |
Dateitypen (vollständig)
| Typ | Dateien | GB | Anteil | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| .mp4 | 3.453 | 771,1 | 21,3% | Komprimierte Videos |
| .mov | 1.291 | 606,5 | 16,8% | Event-Mitschnitte, Handyvideos |
| .wav | 10.503 | 551,5 | 15,2% | Audio-Masters (sehr viele!) |
| .psd | 5.604 | 499,1 | 13,8% | Photoshop-Designs |
| .jpg | 76.199 | 289,2 | 8,0% | Fotos |
| .zip | 1.262 | 198,7 | 5,5% | Archive |
| .psb | 84 | 158,8 | 4,4% | Photoshop Large |
| 75.572 | 106,4 | 2,9% | Dokumente | |
| .pptx | 1.910 | 71,5 | 2,0% | Präsentationen |
| .mp3 | 8.597 | 62,7 | 1,7% | Komprimiertes Audio |
| .cr2 | 2.274 | 54,4 | 1,5% | Canon RAW-Fotos |
| .indd | 3.624 | 32,4 | 0,9% | InDesign |
| .tif | 1.340 | 26,4 | 0,7% | TIFF-Bilder |
Video (MP4+MOV) = 1.378 GB (38%) — größter Hebel. Audio (WAV+MP3) = 614 GB (17%) — überraschend viel! Design (PSD+PSB+INDD) = 690 GB (19%) — Photoshop dominiert.
Top 10 größte Einzeldateien
| GB | Alter | Typ | Site | Datei |
|---|---|---|---|---|
| 104,4 | 0,1 J | .mov | 7 Worte | Uraufführung Ludwigsburg DVD |
| 17,9 | 1,8 J | .mp4 | 7 Worte | Gesamtshow FINAL |
| 14,0 | 2,0 J | .mov | 7 Worte | Bochum PGM h264 |
| 13,0 | 0,6 J | .psb | BackOffice | 7W Bauzaunbanner |
| 11,0 | 0,8 J | .mov | 7 Worte | Making-Of DVD |
| 9,5 | 4,5 J | .zip | We Are Voice | freiTöneStick (Archiv) |
| 6,1 | 0,5 J | .psb | BackOffice | 7W Bauzaunbanner Roll-Up |
| 5,8 | 2,1 J | .mp4 | 7 Worte | Ludwigsburg zweite Show |
| 5,0 | 0,6 J | .psb | BackOffice | 7W Bauzaunbanner schmal |
| 3,7 | 1,9 J | .mp4 | Mission GdF | Himmelwärts 2020 unplugged |
Die 104-GB-MOV allein ist mehr als mancher Site-Gesamtverbrauch.
Archivierungskandidaten
Kriterium: >2 Jahre alt, seit Erstellung nie geändert (±7 Tage).
| Site | Dateien | GB |
|---|---|---|
| BackOffice | 54.752 | 447,9 |
| We Are Voice | 11.181 | 334,1 |
| 7 Worte vom Kreuz | 2.431 | 120,2 |
| Martin Luther King | 6.884 | 109,3 |
| European Gospel Festival | 14.277 | 66,5 |
| Bethlehem | 1.438 | 51,6 |
| Ev. Pop-Akademie | 6.484 | 49,5 |
| WeAreVoice Germany | 1.065 | 43,4 |
| Weihnachtssingen | 340 | 33,3 |
| Oslo Gospel Choir | 3.484 | 33,1 |
| Restliche Sites | ~16.980 | ~57,3 |
| Gesamt | 119.316 | 1.346 |
1.346 GB in 119.316 Dateien könnten sofort archiviert werden — das allein würde das Speicherproblem lösen.
Duplikate
17.599 Duplikat-Gruppen, 399 GB verschwendet.
Größte Duplikate:
| Datei | MB | Anzahl | Site |
|---|---|---|---|
| BETHLEHEM_DURCHLAUFPROBE_4K.mp4 | 6.620 | 2x | Bethlehem |
| GKT 2021 Online Kick-Off.mp4 | 5.178 | 2x | European Gospel Festival |
| El-Salvador VR-Erlebnis.mp4 | 4.182 | 2x | Mission GdF |
| MLK Aufführung Hamburg.mp4 | 3.429 | 2x | Martin Luther King |
| BETHLEHEM_DURCHLAUFPROBE_HD.mp4 | 3.413 | 2x | Bethlehem |
| Papierschnipsel.psd | 360 | 17x | BackOffice |
| MLK_Visual_Back.psd | 234 | 19x | BackOffice |
| AdobeStock Preview.psd | 717 | 5x | BackOffice |
| IMAGE.DAT | 713 | 8x | Bethlehem |
| IMAGE.DAT | 658 | 8x | Wunder der Schöpfung |
Auffälligkeiten
- 7 Worte DVD (104 GB) — unkomprimiertes MOV, Komprimierung auf H.265 würde ~80% sparen
- 5 Bauzaunbanner PSB-Dateien — zusammen 26 GB für Druckdaten die vermutlich fertig sind
- MLK Handyvideos (Lemgo 2023, Wetzlar 2022) — ~50 MOV-Dateien, typische iPhone-Videos, nie bearbeitet
- GGW Bangladesch-Videos (2014) — 5,9 Jahre alt, MPEG/MP4/CFA-Formate, 5+ GB
- HOFA-Plugins Installer (2,5 GB) — Software-Installer im SharePoint (gehört da nicht hin)
- CR2 RAW-Fotos — 2.274 Dateien, 54 GB — werden die RAWs noch gebraucht oder reichen die JPGs?
- Papierschnipsel.psd 17x identisch im BackOffice — 6 GB verschwendet
- MLK_Visual_Back.psd 19x identisch — 4,4 GB verschwendet
- IMAGE.DAT — je 8x in Bethlehem und Schöpfung (vermutlich DVD-Images) — 11 GB verschwendet
Einsparpotenzial nach Archivierungs-Szenario
Überschreitung: 955 GB. Folgende Tabelle zeigt, wie viel GB je nach Mindestgröße und Mindestalter archiviert werden können:
| Mindestgröße | >2 Jahre | >3 Jahre | >5 Jahre |
|---|---|---|---|
| >1 MB | 1.727 GB / 66.281 Dateien | 1.229 GB / 51.022 | 175 GB / 10.341 |
| >10 MB | 1.555 GB / 20.720 Dateien | 1.103 GB / 15.833 | 145 GB / 1.949 |
| >20 MB | 1.473 GB / 14.777 Dateien | 1.040 GB / 11.124 | 135 GB / 1.235 |
| >50 MB | 1.244 GB / 7.334 Dateien | 873 GB / 5.907 | 117 GB / 685 |
| >100 MB | 884 GB / 2.013 Dateien | 575 GB / 1.477 | 84 GB / 169 |
| Alle | 1.745 GB / 172.772 Dateien | 1.245 GB / 141.538 | 179 GB / 31.413 |
Diversifizierung: Erstellung UND Änderung
lastAccessedDateTime (letzter Zugriff/Öffnung) wird von der SharePoint Graph API leider nicht bereitgestellt. Die Analyse nutzt stattdessen lastModifiedDateTime als Proxy: Wenn eine Datei seit >2 Jahren nicht geändert wurde, wird sie vermutlich auch nicht mehr genutzt.
Archivierbar = erstellt >2 Jahre UND geändert >2 Jahre (wirklich tot):
| Mindestgröße | Dateien | GB | % von Gesamt |
|---|---|---|---|
| >1 MB | 65.870 | 1.706 | 47,1% |
| >10 MB | 20.543 | 1.535 | 42,4% |
| >20 MB | 14.665 | 1.454 | 40,2% |
| >50 MB | 7.260 | 1.226 | 33,9% |
| >100 MB | 1.981 | 869 | 24,0% |
Alt aber noch aktiv = erstellt >2 Jahre, geändert <2 Jahre:
| Mindestgröße | Dateien | GB |
|---|---|---|
| >100 MB | 32 | 15 |
| >50 MB | 74 | 18 |
| >1 MB | 411 | 21 |
Nur 21 GB in alten Dateien werden noch aktiv bearbeitet — der Rest (1.706 GB) ist wirklich tot.
Matrix: Erstellt × Geändert (nur Dateien >100 MB, in GB)
| Geändert >2J | Geändert 1–2J | Geändert <1J | Gesamt | |
|---|---|---|---|---|
| Erstellt >5J | 76,9 | 6,7 | 0,0 | 83,7 |
| Erstellt 3–5J | 487,9 | 2,0 | 1,0 | 490,9 |
| Erstellt 2–3J | 304,5 | 3,7 | 1,5 | 309,7 |
| Erstellt 1–2J | 264,3 | 432,8 | 11,2 | 708,2 |
| Erstellt <1J | 22,5 | 126,8 | 547,8 | 697,2 |
Grün markiert (fett): 869 GB in Dateien, die sowohl >2 Jahre alt als auch >2 Jahre unverändert sind — sichere Archivierungskandidaten.
Empfohlenes Szenario
>100 MB und >2 Jahre: 884 GB in nur 2.013 Dateien — löst das Problem fast allein (955 GB Überschreitung). Zusammen mit Duplikate-Bereinigung (399 GB) entsteht deutlicher Puffer.
| Maßnahme | GB frei | Kosten | Aufwand |
|---|---|---|---|
| 1. Duplikate bereinigen | 399 | 0 € | Mittel |
| 2. Archiv >100 MB, >2 Jahre → Hetzner Storage Box | 884 | 13 €/Mo | Einmalig hoch |
| 3. VPS als Nextcloud-Gateway für Archiv-Zugriff | — | 0 € (läuft eh) | Gering |
| Gesamt | 1.283 | 13 €/Mo |
Ergebnis: 1.283 GB frei bei 955 GB Überschreitung → 328 GB Puffer.
Falls mehr Puffer gewünscht: mit >50 MB und >2 Jahre steigt die Einsparung auf 1.244 GB (7.334 Dateien), mit >10 MB auf 1.555 GB.
Umsetzungsplan
- Hetzner Storage Box BX21 bestellen (5 TB, ~13 €/Mo)
- Storage Box auf VPS mounten (SFTP/sshfs)
- Nextcloud auf VPS zeigt Archiv über
https://archiv-anknorr.ddnss.de rcloneverschiebt die 2.013 Dateien von SharePoint → Storage Box- Duplikate in SharePoint bereinigen (399 GB)
- SharePoint Papierkorb leeren (Speicher wird erst dann frei)
- Mitarbeiter greifen auf Archiv über Nextcloud-Web-UI zu
Sofort-Maßnahmen (ohne Kosten)
- Ungenutzte M365-Lizenzen zuweisen — 279 von 300 Business Basic Grant ungenutzt → potenziell +2,79 TB Kontingent
- Duplikate bereinigen — 399 GB verschwendet durch identische Dateien
- HOFA-Plugins Installer löschen (2,5 GB) — Software-Installer gehört nicht ins SharePoint
- freiTöneStick.zip prüfen (9,5 GB, 4,5 Jahre alt)
- 104-GB-MOV komprimieren auf H.265 (~80% kleiner)
Analyse: 286.229 Dateien über 27 Sites, vollständiger Delta-API-Crawl Rohdaten: /tmp/sp_full_analysis.txt, /tmp/sp_full_files.json (286.229 Einträge) Siehe auch: 51_sharepoint_speicher_alternativen.md (Archiv-Optionen und Preisvergleich)