SharePoint Speicher-Alternativen -- Recherche
Erstellt: 2026-03-29 | Status: Recherche Kontext: SharePoint Online 5,8 TB belegt bei 4,8 TB Kontingent (1 TB ueber Limit) Inhalt: Video-Masters, Design (PSD/AI/INDD), druckfertige PDFs, Audio-Masters Viel davon >2 Jahre alt, Event-Archive die selten gebraucht werden
1. Aktuelle SharePoint-Situation
Speicherberechnung (laut M365 Nonprofit)
Das SharePoint-Kontingent berechnet sich so: - Basis: 1 TB fuer den Tenant - Pro Lizenz: +10 GB je lizenziertem User - Bei ~42 Business-Premium-Usern + 21 Business-Basic-Usern + 5 E3 = ~68 User - Ergibt: 1 TB + 68 x 10 GB = 1 TB + 680 GB = ca. 1,68 TB - Dazu kommen evtl. 300 Business-Basic-Grant-Lizenzen (davon 21 zugewiesen) - Selbst mit allen 300 Grant-Lizenzen: 1 TB + 300 x 10 GB = 4 TB
Problem: 5,8 TB belegt, nur ~4-4,8 TB Kontingent. Mindestens 1-2 TB muessen ausgelagert oder Speicher zugekauft werden.
OneDrive vs. SharePoint
- OneDrive: 1 TB pro User (persoenlich) -- hier ist vermutlich weniger das Problem
- SharePoint: Tenant-Pool, geteilt ueber alle Sites -- hier liegen die grossen Medien-Archive
2. Microsoft: Extra SharePoint Storage kaufen
Preise (Stand 2026)
| Option | Preis | Fuer 2 TB/Monat | Fuer 2 TB/Jahr |
|---|---|---|---|
| Office 365 Extra File Storage | 0,20 USD/GB/Monat | ~400 USD (~370 EUR) | ~4.440 EUR |
| Nonprofit-Rabatt darauf | unklar, vermutlich kein Rabatt | -- | -- |
Bewertung: Extrem teuer. 0,20 USD/GB bedeutet 200 USD pro TB pro Monat. Bei 2 TB sind das ~4.400 EUR/Jahr -- nur fuer Speicher.
Alternative: Mehr Lizenzen kaufen
Jede zusaetzliche M365-Lizenz bringt 10 GB SharePoint-Pool: - 100 zusaetzliche Business-Basic-Lizenzen (Nonprofit Grant, kostenlos) = +1 TB - Aktuell 300 Business Basic im Grant, nur 21 genutzt -- 279 ungenutzt - Diese 279 ungenutzten Lizenzen koennten theoretisch 2,79 TB beitragen - Aber: Lizenzen muessen Usern zugewiesen sein, damit der Speicher zaehlt
Tipp: Pruefen, ob die 279 ungenutzten Business-Basic-Grant-Lizenzen zugewiesen werden koennen (z.B. an Shared Mailboxes, Gruppen-Accounts). Das waere der einfachste Weg zu mehr SharePoint-Speicher -- kostenlos.
3. Hetzner Storage Box (Backup/Archiv)
Reiner Speicher mit Zugriff ueber SFTP, SCP, Samba/CIFS, WebDAV, rsync.
| Modell | Speicher | Preis/Monat (netto) | Preis/Monat (brutto) | Pro TB/Monat |
|---|---|---|---|---|
| BX11 | 1 TB | 3,20 EUR | ~3,81 EUR | ~3,81 EUR |
| BX21 | 5 TB | 10,90 EUR | ~12,97 EUR | ~2,59 EUR |
| BX31 | 10 TB | 20,80 EUR | ~24,75 EUR | ~2,48 EUR |
Fuer 2 TB Archiv: BX21 (5 TB) fuer ~12,97 EUR/Monat (brutto) = ~156 EUR/Jahr
Vorteile: - Sehr guenstig, Rechenzentrum in Deutschland (DSGVO) - Snapshots (20 Stueck), verschluesselt uebertragbar - Protokolle: SFTP, rsync, Samba, WebDAV
Nachteile: - Kein Web-UI, kein File-Sharing fuer Endnutzer - Nur als Archiv/Backup geeignet, nicht als SharePoint-Ersatz - Keine Volltextsuche, keine Versionierung wie SharePoint
4. Hetzner Storage Share (Managed Nextcloud)
Fertige Nextcloud-Instanz, gehostet bei Hetzner.
| Modell | Speicher | Preis/Monat (netto) | Preis/Monat (brutto) | Pro TB/Monat |
|---|---|---|---|---|
| NX11 | 1 TB | 4,64 EUR | ~5,52 EUR | ~5,52 EUR |
| NX21 | 5 TB | 14,19 EUR | ~16,89 EUR | ~3,38 EUR |
| NX31 | 10 TB | 27,39 EUR | ~32,59 EUR | ~3,26 EUR |
Fuer 2 TB Archiv: NX11 reicht nicht. NX21 (5 TB) fuer ~16,89 EUR/Monat = ~203 EUR/Jahr
Vorteile: - Web-UI, Desktop-Clients, File-Sharing (aehnlich wie SharePoint) - DSGVO-konform, deutsches Rechenzentrum - Unbegrenzte User - Kein Wartungsaufwand (managed)
Nachteile: - Kein nahtloses Microsoft-Oekosystem (keine Office-Online-Bearbeitung nativ) - Migration von SharePoint manuell oder per Script - Max. 50-200 gleichzeitige Verbindungen
5. Backblaze B2
S3-kompatibler Object Storage.
| Modell | Preis | Fuer 2 TB/Monat | Fuer 2 TB/Jahr |
|---|---|---|---|
| Pay-as-you-go | 6 USD/TB/Monat | ~12 USD (~11 EUR) | ~132 EUR |
| Egress | Kostenlos bis 3x Storage | 0 EUR bei Archiv | 0 EUR |
Fuer 2 TB Archiv: ~11 EUR/Monat = ~132 EUR/Jahr
Vorteile: - Sehr guenstig, S3-kompatibel - Grosszuegiges Egress-Freivolumen (3x Storage) - Bewahrt, Cyberduck, rclone als Clients
Nachteile: - US-Anbieter (kein EU-Rechenzentrum fuer alle Regionen) - Kein Web-UI fuer Endnutzer (nur API/CLI/Clients) - Rein als Archiv-Backend geeignet
6. Wasabi
S3-kompatibler Object Storage, Flatrate.
| Modell | Preis | Fuer 2 TB/Monat | Fuer 2 TB/Jahr |
|---|---|---|---|
| Hot Cloud Storage | 6,99 USD/TB/Monat | ~14 USD (~13 EUR) | ~156 EUR |
| Egress | Inklusive (bis 1:1 Ratio) | 0 EUR | 0 EUR |
Fuer 2 TB Archiv: ~13 EUR/Monat = ~156 EUR/Jahr
Vorteile: - Guenstig, S3-kompatibel, EU-Rechenzentren verfuegbar (Amsterdam) - Kein Egress bis 1:1 Ratio
Nachteile: - 90-Tage Minimum Storage Duration (loeschen vor 90 Tagen kostet trotzdem) - 1 TB Minimum-Abrechnung - US-Unternehmen
7. AWS S3 Glacier Deep Archive
Fuer Langzeit-Archiv mit seltenstem Zugriff.
| Modell | Preis | Fuer 2 TB/Monat | Fuer 2 TB/Jahr |
|---|---|---|---|
| Storage | ~1 USD/TB/Monat | ~2 USD (~1,85 EUR) | ~22 EUR |
| Retrieval (Standard) | 0,01 USD/GB (12h Wartezeit) | variabel | variabel |
| Egress | 0,09 USD/GB | teuer bei haeufigem Abruf | -- |
Fuer 2 TB reiner Speicher: ~1,85 EUR/Monat = ~22 EUR/Jahr (nur Storage!)
Vorteile: - Absurd guenstig fuer reine Archivierung - Hochredundant, 99,999999999% Haltbarkeit
Nachteile: - 12 Stunden Wartezeit fuer Standard-Retrieval - Minimum 180 Tage Storage-Duration - Retrieval + Egress-Kosten koennen bei haeufigem Zugriff teuer werden - Komplexes Pricing, AWS-Account noetig - Kein Web-UI fuer Endnutzer
8. VPS sck-debian-nbg + Hetzner Volume (bestehende Infrastruktur nutzen)
Unser VPS bei Hetzner (CPX32, 178.104.125.96) hat aktuell 160 GB NVMe, davon nur 6,7 GB belegt. Man kann ein Hetzner Cloud Volume (Block Storage) anhängen — SSD-basiert, netzwerkgebunden, bis 10 TB, flexibel erweiterbar.
Hetzner Cloud Volume Preise
| Größe | Preis/Monat (netto) | Preis/Monat (brutto) | Pro TB/Monat |
|---|---|---|---|
| 1 TB | 44 EUR | ~52,36 EUR | ~52 EUR |
| 2 TB | 88 EUR | ~104,72 EUR | ~52 EUR |
| 5 TB | 220 EUR | ~261,80 EUR | ~52 EUR |
| 10 TB | 440 EUR | ~523,60 EUR | ~52 EUR |
Preis: 0,044 EUR/GB/Monat (netto), ~0,052 EUR/GB/Monat brutto. Ab April 2026 möglicherweise Preisanpassung.
Umsetzung
- Hetzner Cloud Console → Volume erstellen (z.B. 2 TB)
- Volume an VPS anhängen
- Formatieren (
mkfs.ext4 /dev/sdX), mounten (z.B./data/archiv) - In
/etc/fstabeintragen - Nextcloud-Container oder einfacher Samba/WebDAV-Share darauf
- Migration per
rclone(SharePoint → lokales Volume)
Bewertung
| Aspekt | Bewertung |
|---|---|
| Preis 2 TB | ~105 EUR/Monat = ~1.250 EUR/Jahr |
| Performance | SSD-basiert, schnell (aber netzwerkgebunden) |
| Redundanz | Hetzner garantiert 3-fach Replikation |
| Verfügbarkeit | 24/7 über Internet erreichbar (VPN, Caddy) |
| Wartung | Kein Extra-System, läuft auf bestehendem VPS |
| Nextcloud | Einfach als Docker-Container neben bestehendem Stack |
| Backup | Zusätzliches Backup empfohlen (z.B. Hetzner Storage Box) |
| Skalierung | Volumes jederzeit vergrößerbar (nicht verkleinerbar) |
Vergleich: Cloud Volume vs. Storage Box
| Cloud Volume (am VPS) | Storage Box | |
|---|---|---|
| 2 TB/Jahr | ~1.250 EUR | ~156 EUR |
| Zugriff | Block Device, beliebig nutzbar | SFTP/WebDAV/Samba |
| Performance | SSD, schnell | HDD, langsamer |
| Web-UI | Nextcloud möglich | Keines |
| Anbindung | Direkt am VPS, Docker-fähig | Separates Produkt |
| Redundanz | 3-fach repliziert | Snapshots |
Fazit VPS + Volume: Technisch elegant (alles an einem Ort, Nextcloud als Container), aber 8x teurer als Storage Box für denselben Speicher. Das Cloud Volume lohnt sich nur, wenn hohe Performance oder Docker-Integration wichtig ist — für ein Archiv mit seltenen Zugriffen ist die Storage Box deutlich günstiger.
Hybrid-Empfehlung: VPS als Gateway + Storage Box als Backend
Die cleverste Variante kombiniert beides:
1. Storage Box BX21 (5 TB, ~13 EUR/Mo) als Backend-Speicher
2. VPS als Gateway: Caddy stellt WebDAV/Nextcloud bereit, Backend ist die Storage Box (per SFTP/Samba gemountet)
3. Mitarbeiter greifen über https://archiv-anknorr.ddnss.de auf die Dateien zu
4. Kosten: nur die Storage Box (~156 EUR/Jahr), VPS-Kosten fallen eh an
9. Raspberry Pi 5 als Archiv-Storage (On-Premise)
Hardware-Kosten (einmalig)
| Komponente | Preis |
|---|---|
| Raspberry Pi 5 (8 GB) | ~95 EUR |
| Offizielles 27W Netzteil | ~15 EUR |
| Gehaeuse mit Luefter | ~15 EUR |
| USB-C/NVMe SSD 2 TB (z.B. Samsung T7) | ~130 EUR |
| SD-Karte 32 GB (System) | ~10 EUR |
| Gesamt | ~265 EUR |
Laufende Kosten
| Posten | Kosten |
|---|---|
| Strom (Pi5 + SSD, ~5-8W idle, 24/7) | ~15-20 EUR/Jahr |
| Internet (bereits vorhanden) | 0 EUR |
| Gesamt laufend | ~15-20 EUR/Jahr |
Bewertung
| Aspekt | Bewertung |
|---|---|
| Preis | Sehr guenstig (265 EUR einmalig + 20 EUR/Jahr) |
| Kapazitaet | 2 TB realistisch, erweiterbar mit USB-Hub |
| Performance | Ausreichend fuer Archiv-Zugriffe |
| Nextcloud | Moeglich, aber bei >50 Usern/grossen Dateien langsam |
| Redundanz | KEINE -- Single Point of Failure! |
| RAID | Nicht moeglich mit einzelner SSD |
| Brandschutz | Gleicher Standort wie andere Hardware |
| Backup | Zusaetzliches Offsite-Backup zwingend noetig |
| Verfuegbarkeit | Nur im lokalen Netz (oder VPN), kein externer Zugriff ohne Tunnel |
Fazit Pi5: Als lokaler Archiv-Cache mit Offsite-Backup (z.B. Hetzner Storage Box) sinnvoll. Als einziger Archiv-Speicher zu riskant (kein RAID, kein Offsite, Single Point of Failure). Der bestehende Pi5 (raspip5) laeuft bereits mit 11 Containern -- ein separater Pi waere sinnvoll, oder eine USB-SSD am bestehenden Pi nur als Samba-Share.
10. Preisvergleich: 2 TB Archiv-Storage
| Loesung | Monat (brutto) | Jahr (brutto) | Einmalig | Eignung |
|---|---|---|---|---|
| MS SharePoint Extra | ~370 EUR | ~4.440 EUR | -- | SharePoint-nativ, aber extrem teuer |
| VPS + Hetzner Cloud Volume (2 TB) | ~105 EUR | ~1.250 EUR | -- | SSD, Docker-fähig, am VPS |
| Hetzner Storage Box BX21 (5 TB) | ~13 EUR | ~156 EUR | -- | Archiv/Backup, kein Web-UI |
| VPS als Gateway + Storage Box | ~13 EUR | ~156 EUR | -- | Web-UI über VPS, günstig |
| Hetzner Storage Share NX21 (5 TB) | ~17 EUR | ~203 EUR | -- | Nextcloud Web-UI, managed |
| Backblaze B2 | ~11 EUR | ~132 EUR | -- | S3-Archiv, kein Web-UI |
| Wasabi | ~13 EUR | ~156 EUR | -- | S3-Archiv, EU-RZ moeglich |
| AWS Glacier Deep Archive | ~2 EUR | ~22 EUR | -- | Nur Kalt-Archiv, 12h Abruf |
| Raspberry Pi 5 + 2TB SSD | ~1,50 EUR (Strom) | ~18 EUR | ~265 EUR | Lokal, kein Offsite, kein RAID |
Kostenvergleich ueber 3 Jahre
| Loesung | 3-Jahres-Kosten |
|---|---|
| MS SharePoint Extra | ~13.320 EUR |
| VPS + Cloud Volume (2 TB) | ~3.750 EUR |
| Hetzner Storage Box BX21 | ~468 EUR |
| VPS Gateway + Storage Box | ~468 EUR (VPS-Kosten fallen eh an) |
| Hetzner Storage Share NX21 | ~609 EUR |
| Backblaze B2 | ~396 EUR |
| Wasabi | ~468 EUR |
| AWS Glacier Deep Archive | ~66 EUR (+Retrieval) |
| Pi5 + SSD + Hetzner BX11 Backup | ~265 + 54 + 137 = ~456 EUR |
10. Empfehlung
Sofortmassnahme (kostenlos)
- Ungenutzte Business-Basic-Grant-Lizenzen zuweisen. Von 300 Grant-Lizenzen sind nur 21 zugewiesen. Wenn weitere Lizenzen (auch an Funktions-Accounts) zugewiesen werden, steigt das SharePoint-Kontingent um 10 GB pro Lizenz. Bei 279 ungenutzten Lizenzen waeren das theoretisch +2,79 TB -- damit waere das Speicherproblem geloest, ohne einen Cent auszugeben. Pruefen, ob Microsoft das fuer Nonprofit-Grants erlaubt.
Archiv-Strategie (mittelfristig)
- Event-Archive (>2 Jahre alt) auf Hetzner Storage Box BX21 auslagern.
- 5 TB fuer ~13 EUR/Monat
- Migration per
rclone: SharePoint → SFTP - DSGVO-konform, deutsches RZ, Snapshots
-
Kosten: ~156 EUR/Jahr statt ~4.440 EUR/Jahr bei Microsoft
-
VPS als Web-Gateway für die Storage Box (empfohlene Kombination):
- Storage Box per SFTP/Samba auf dem VPS mounten
- Nextcloud-Container oder Caddy-WebDAV-Share auf dem VPS
- Mitarbeiter greifen über
https://archiv-anknorr.ddnss.dezu -
Keine Extrakosten (VPS läuft bereits, Storage Box ~13 EUR/Mo)
-
Alternative: Hetzner Cloud Volume am VPS, falls SSD-Performance oder Docker-Integration nötig (~105 EUR/Mo für 2 TB — 8x teurer als Storage Box, aber schneller).
Nicht empfohlen
- MS SharePoint Extra Storage kaufen — 28x teurer als Hetzner für denselben Speicher
- Cloud Volume für reines Archiv — zu teuer für Dateien die selten abgerufen werden
- Pi5 als einziger Archiv-Speicher — kein Offsite, kein RAID, Single Point of Failure
- AWS Glacier — zu komplex für eine Non-Profit ohne AWS-Erfahrung, Retrieval-Kosten unklar
Migration: SharePoint nach Hetzner
Grober Ablauf: 1. SharePoint-Archiv-Bibliotheken identifizieren (alles >2 Jahre, Events-Archiv) 2. Per PowerShell (PnP.PowerShell) oder ShareGate herunterladen 3. Per rclone oder SFTP auf Hetzner Storage Box hochladen 4. Ordnerstruktur beibehalten (Jahr/Event/Dateien) 5. SharePoint-Dateien loeschen, Papierkorb leeren (Speicher wird erst nach Papierkorb-Leerung frei) 6. Dokumentation: welche Dateien wo liegen (Index-Datei)
Werkzeuge:
- rclone -- unterstuetzt SharePoint (OneDrive Business) UND Hetzner (SFTP/WebDAV)
- PnP.PowerShell -- SharePoint-Download per Script
- Cyberduck -- GUI fuer Hetzner-Zugriff (WebDAV/SFTP)
Quellen
- Microsoft SharePoint Pricing (eesel.ai)
- SharePoint Storage Pricing (sprobot.io)
- M365 Nonprofit Licensing 2026 (capitaltechies.com)
- SharePoint Pricing 2026 (costbench.com)
- M365 Price Increase 2026 (admindroid.com)
- Hetzner Storage Box
- Hetzner Storage Share
- Backblaze B2 Pricing
- Wasabi Pricing
- AWS S3 Glacier Pricing
- Raspberry Pi NAS Stromverbrauch (ddrei.net)
- Nextcloud auf Pi5 (apfelcast.com)