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Pfarrerurlaub-Sync: Angela Kunze → Terminservice

Ziel

Abwesenheitstermine aus Angelas Kalender "Pfarrerurlaub" (kirche-hawi.de) automatisch an den Terminservice (creative-kirche.de) weiterleiten. Nur das Kürzel [a:xx] Name wird übertragen — keine weiteren Details (Datenschutz).

Übersicht

Angela: Termin in "Pfarrerurlaub" eintragen
  → Power Automate Flow (läuft bei kirche-hawi.de)
    → Prüft: Name in Bestattenden-Liste?
    → Ja → Sendet Einladung an terminservice@creative-kirche.de
         → Betreff: "[a:xx] Vorname Nachname"
    → Bestehender Sync greift automatisch:
      → terminservice_sync.py → Google Calendar → Web App

Schritt 1 — Lizenz prüfen (Angela am Telefon)

Angela muss prüfen, ob sie Power Automate nutzen kann.

Anleitung für Angela

  1. Browser öffnen (Edge oder Chrome)
  2. Adresse eingeben: myaccount.microsoft.com
  3. Anmelden mit angela.kunze@kirche-hawi.de und Passwort
  4. Links im Menü auf "Abonnements" klicken
  5. Falls "Abonnements" nicht sichtbar: direkt myaccount.microsoft.com/subscriptions eingeben
  6. Dort steht der Lizenzname, z.B.:
  7. "Microsoft 365 Business Basic"
  8. "Microsoft 365 Business Standard"
  9. "Office 365 E3"
  10. Diesen Namen notieren oder Screenshot machen

Falls Variante 1 nicht klappt

  1. Gehe zu portal.office.com
  2. Anmelden
  3. Rechts oben auf Profilbild (oder Initialen) klicken
  4. "Konto anzeigen" klicken
  5. Unter "Abonnements" steht die Lizenz

Auswertung

Power Automate ist enthalten in: - Microsoft 365 Business Basic ✓ - Microsoft 365 Business Standard ✓ - Microsoft 365 Business Premium ✓ - Microsoft 365 E3 / E5 ✓ - Office 365 E1 / E3 / E5 ✓

Power Automate fehlt bei: - Microsoft 365 Apps for Business (reines Office, keine Cloud-Dienste) - Einzellizenzen (z.B. nur Exchange Online Plan 1 ohne M365-Bundle)

→ Wenn Lizenz passt: weiter mit Schritt 2. → Wenn unklar oder fehlend: mit IT-Admin von kirche-hawi.de klären.

Schritt 2 — Power Automate öffnen und testen

Anleitung für Angela

  1. Browser öffnen
  2. Adresse eingeben: make.powerautomate.com
  3. Anmelden mit angela.kunze@kirche-hawi.de
  4. Wenn die Seite lädt und das Dashboard erscheint: Power Automate ist verfügbar
  5. Falls eine Fehlermeldung kommt ("Keine Lizenz" o.ä.): mit IT-Admin klären

Schritt 3 — Kalender "Pfarrerurlaub" identifizieren

Anleitung für Angela

  1. Outlook öffnen (Desktop-App oder outlook.office.com)
  2. Auf Kalender wechseln (unten links)
  3. In der linken Seitenleiste den Kalender "Pfarrerurlaub" suchen
  4. Bestätigen: Ist das der Kalender, in dem die Urlaubstermine der Bestattenden stehen?
  5. Wichtig: Den genauen Namen notieren (Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen)

Schritt 4 — Flow erstellen: Neuer Termin → Einladung senden

Anleitung für Angela (gemeinsam am Telefon durchgehen)

4.1 Neuen Flow erstellen

  1. In Power Automate (make.powerautomate.com)
  2. Links auf "+ Erstellen" klicken
  3. "Automatisierter Cloud-Flow" wählen
  4. Name eingeben: Pfarrerurlaub → Terminservice (Neu)
  5. Trigger suchen: "Wenn ein neues Ereignis erstellt wird (V3)" (Office 365 Outlook)
  6. "Erstellen" klicken

4.2 Trigger konfigurieren

  1. Kalender-ID: Den Kalender "Pfarrerurlaub" aus der Dropdown-Liste wählen
  2. Falls nicht sichtbar: auf "Benutzerdefinierter Wert eingeben" klicken und den Kalender-Namen eingeben

4.3 Variable initialisieren — für die spätere Zuordnung

  1. + Neuer Schritt → Suche: "Variable initialisieren"
  2. Name: kuerzel
  3. Typ: Zeichenfolge
  4. Wert: (leer lassen)

4.4 Bedingung: Enthält der Betreff einen bekannten Namen?

  1. + Neuer Schritt → "Verfassen" (Compose / Data Operation)
  2. Eingabe — folgenden Ausdruck einfügen:
toLower(triggerOutputs()?['body/subject'])
  1. + Neuer Schritt → "Bedingung"
  2. Bedingung aufbauen mit "oder" (jede Zeile = ein Name):
Ausgabe des Verfassen-Schritts enthält Name
(Ausgabe) enthält torben schmidt
oder (Ausgabe) enthält thomas janetzki
oder (Ausgabe) enthält mareike gintzel
oder (Ausgabe) enthält wolfram linnemann
oder (Ausgabe) enthält christian holtz
oder (Ausgabe) enthält dirk schuklat
oder (Ausgabe) enthält anke leuning
oder (Ausgabe) enthält mark neuhaus
oder (Ausgabe) enthält julia holtz
oder (Ausgabe) enthält michael helmert

4.5 Im "Ja"-Zweig: Name → Kürzel zuordnen

  1. + Neuer Schritt → "Wechseln" (Switch)
  2. Für den Schaltwert folgenden Ausdruck verwenden:
if(contains(toLower(triggerOutputs()?['body/subject']),'torben schmidt'),'ts',
if(contains(toLower(triggerOutputs()?['body/subject']),'thomas janetzki'),'tj',
if(contains(toLower(triggerOutputs()?['body/subject']),'mareike gintzel'),'mg',
if(contains(toLower(triggerOutputs()?['body/subject']),'wolfram linnemann'),'wl',
if(contains(toLower(triggerOutputs()?['body/subject']),'christian holtz'),'ch',
if(contains(toLower(triggerOutputs()?['body/subject']),'dirk schuklat'),'ds',
if(contains(toLower(triggerOutputs()?['body/subject']),'anke leuning'),'al',
if(contains(toLower(triggerOutputs()?['body/subject']),'mark neuhaus'),'nm',
if(contains(toLower(triggerOutputs()?['body/subject']),'julia holtz'),'jh',
if(contains(toLower(triggerOutputs()?['body/subject']),'michael helmert'),'mh',
'skip'))))))))))

Alternativ einfacher — mit verschachtelten Bedingungen statt Switch:

Für jeden Namen eine eigene Bedingung wäre übersichtlicher, aber länger. Am Telefon klären was besser passt.

4.6 Einladung an Terminservice senden

  1. Im Switch/Bedingung → für jeden erkannten Namen:
  2. + Aktion → "Ereignis erstellen (V4)" (Office 365 Outlook)
  3. Kalender-ID: Calendar (Angelas Standard-Kalender)
  4. Betreff: [a:KÜRZEL] VOLLERNAME — z.B. [a:ts] Torben Schmidt
    • Als Ausdruck: concat('[a:', variables('kuerzel'), '] ', VOLLERNAME)
  5. Startzeit: Dynamischer Inhalt → Startzeit (vom Trigger)
  6. Endzeit: Dynamischer Inhalt → Endzeit (vom Trigger)
  7. Erforderliche Teilnehmer: terminservice@creative-kirche.de
  8. Text: (leer lassen — keine Details weitergeben!)
  9. Ganztägig: Dynamischer Inhalt → Ist ganztägig (vom Trigger)

Wichtig: Durch die Einladung an terminservice@creative-kirche.de erscheint der Termin automatisch im M365-Kalender des Terminservice. Angelas Originaltermindaten (Notizen, Teilnehmer etc.) werden NICHT übertragen.

4.7 Flow speichern und testen

  1. "Speichern" klicken
  2. "Testen" → "Manuell" → "Testen"
  3. Angela erstellt einen Testtermin in "Pfarrerurlaub":
  4. Betreff: Torben Schmidt Urlaub
  5. Datum: morgen, ganztägig
  6. Prüfen:
  7. Erscheint [a:ts] Torben Schmidt im Kalender von terminservice@creative-kirche.de?
  8. Steht dort NUR das Kürzel + Name, keine weiteren Infos?

Schritt 5 — Flow für geänderte Termine

  1. Den Flow aus Schritt 4 duplizieren (drei Punkte → "Speichern unter")
  2. Name: Pfarrerurlaub → Terminservice (Änderung)
  3. Trigger ändern zu: "Wenn ein vorhandenes Ereignis geändert wird (V3)"
  4. Kalender: wieder "Pfarrerurlaub"
  5. Logik bleibt gleich, aber statt "Ereignis erstellen" → "Ereignis aktualisieren"
  6. Problem: Der Flow muss wissen, welches Event im Terminservice-Kalender aktualisiert werden soll

Lösung für Änderungen und Löschungen

Das ist der knifflige Teil. Optionen:

Option A — Tracking-Tabelle (SharePoint-Liste): - Flow speichert bei Erstellung: Original-Event-ID → Terminservice-Event-ID - Bei Änderung: Nachschlagen in der Tabelle, richtiges Event updaten - Bei Löschung: Nachschlagen, Absage senden

Option B — Eindeutiger Marker im Body: - Bei Erstellung: Unsichtbaren Marker in den Body schreiben (z.B. <!-- ref:ORIGINAL-ID -->) - Bei Änderung: Terminservice-Events durchsuchen nach diesem Marker

Option C — Einfachster Ansatz (Empfehlung für Start): - Flow nur für neue Termine einrichten (Schritt 4) - Änderungen und Löschungen: Angela informiert die Serviceagentur kurz per Mail/Teams - Später bei Bedarf erweitern

→ Empfehlung: Mit Option C starten, erst mal den Grundflow zum Laufen bringen. Änderungen/Löschungen sind selten genug um sie manuell zu handhaben.

Schritt 6 — Verifizierung (nach Einrichtung)

Folgende Punkte gemeinsam prüfen:

  • [ ] Angela erstellt Testtermin "Torben Schmidt Urlaub" in Pfarrerurlaub-Kalender
  • [ ] Termin erscheint als [a:ts] Torben Schmidt bei terminservice@creative-kirche.de
  • [ ] Termin enthält KEINE Details aus dem Original (nur Kürzel + Name + Zeitraum)
  • [ ] terminservice_sync.py überträgt den Termin nach Google Calendar
  • [ ] Termin erscheint auf service-ck.de Web App
  • [ ] Farbe stimmt (Torbens Farbe)
  • [ ] Testtermin wieder löschen (manuell in beiden Kalendern)

Namensliste / Kürzel-Mapping

Name im Pfarrerurlaub-Kalender Kürzel Terminservice-Betreff
Torben Schmidt ts [a:ts] Torben Schmidt
Thomas Janetzki tj [a:tj] Thomas Janetzki
Mareike Gintzel mg [a:mg] Mareike Gintzel
Wolfram Linnemann wl [a:wl] Wolfram Linnemann
Christian Holtz ch [a:ch] Christian Holtz
Dirk Schuklat ds [a:ds] Dirk Schuklat
Anke Leuning al [a:al] Anke Leuning
Mark Neuhaus nm [a:nm] Mark Neuhaus
Julia Holtz jh [a:jh] Julia Holtz
Michael Helmert mh [a:mh] Michael Helmert

Hinweis: Wenn Angela einen Namen anders schreibt (z.B. "T. Schmidt" statt "Torben Schmidt"), wird der Flow ihn nicht erkennen. Angela muss die vollen Namen verwenden.

Offene Fragen (mit Angela klären)

  1. Wie heißt der Kalender genau? ("Pfarrerurlaub" oder anders?)
  2. Stehen die Namen immer im Betreff des Termins?
  3. Wie sind die Namen formatiert? (Vorname Nachname? Nachname, Vorname?)
  4. Gibt es Termine in dem Kalender, die NICHT an den Terminservice sollen?
  5. Wer ist IT-Admin bei kirche-hawi.de, falls Lizenz-/Berechtigungsfragen aufkommen?

Stand: 26.03.2026 | Vorbereitung für Telefonat mit Angela