Prozessbeschreibung

So funktioniert der Terminservice Bestattungen

Von der Verfügbarkeit bis zum Termin -- dein Weg durch den Terminservice

1. Überblick

Der Terminservice der Serviceagentur Creative Kirche koordiniert die Bestattungstermine für dich. Du meldest deine Verfügbarkeit, und die Serviceagentur übernimmt die Vergabe der Termine. So stellen wir gemeinsam sicher, dass alle Termine fair verteilt werden und niemand überlastet wird.

2. Deine Verfügbarkeit melden

Du trägst in deinem persönlichen Kalender (Outlook oder Apple) Verfügbarkeitstermine ein.
Format: [v:xx] P1 Vorname Nachname x/wo
Du lädst terminservice@creative-kirche.de als Teilnehmer ein.
Die Serviceagentur sieht dann, wann du verfügbar bist.

Details zum Format und zur korrekten Eingabe findest du in der Anleitung.

3. So werden Termine vergeben

Die Serviceagentur prüft die gemeldeten Verfügbarkeiten.
Bei einer Anfrage für eine Traürfeier wird ein passender Bestattender ausgewählt.
Dabei werden Priorität (P1 vor P2 vor P3) und maximale Wochentermine (x/wo) berücksichtigt.
Die Serviceagentur erstellt einen Termineintrag [t:xx] Name des Verstorbenen und lädt dich ein.
Du erhältst die Einladung in deinem persönlichen Kalender.

4. Was passiert nach der Terminvergabe?

Du erhältst eine Kalendereinladung mit den Details.
Die Serviceagentur informiert dich ggf. zusätzlich per E-Mail mit weiteren Informationen zum Traürfall.
Der Termin erscheint automatisch im gemeinsamen Verfügbarkeitskalender.

5. Termine aus anderen Quellen

Wenn du Bestattungstermine auf anderem Weg erhältst (z.B. direkt von Angehörigen oder über andere Kanäle):

Bitte teile diese Termine der Serviceagentur per E-Mail mit (ServiceAgentur@creative-kirche.de).
Die Serviceagentur trägt den Termin dann zentral in den Kalender ein.
Wichtig: Bitte trage gebuchte Termine nicht selbst als [t:]-Eintrag in den Terminservice-Kalender ein -- das führt zu Doppelungen und Verwirrung.

6. Was trage ich selbst ein, was nicht?

Aktion	Wer trägt ein?	Wie?
Meine Verfügbarkeit melden	Du selbst	`[v:xx]` in deinem Kalender, terminservice@ einladen
Abwesenheit melden (Urlaub etc.)	Du selbst	`[a:xx]` in deinem Kalender, terminservice@ einladen
Bestattungstermin über Serviceagentur	Serviceagentur	Du erhältst eine Einladung
Bestattungstermin aus anderer Quelle	Serviceagentur	Per E-Mail an ServiceAgentur@ melden

Bitte beachten: In deinem persönlichen Kalender trägst du nur Verfügbarkeiten [v:] und Abwesenheiten [a:] ein. Termine [t:] werden ausschließlich von der Serviceagentur vergeben. So vermeiden wir Doppelungen im System.

7. Der gemeinsame Kalender

Alle Verfügbarkeiten, Termine und Abwesenheiten sind im gemeinsamen Kalender sichtbar.
Erreichbar unter service-ck.de.
Du kannst den Kalender auch in deinem persönlichen Outlook oder Apple Kalender einbinden (siehe Anleitung).

8. Bei Fragen

E-Mail: ServiceAgentur@creative-kirche.de
Telefon: 02302 28222 70
Remote-Hilfe: per Teams-Sitzung möglich

Stand: März 2026 | Serviceagentur Creative Kirche