Anleitung für Bestattende
Anleitung Terminservice Bestattungen
Verfügbarkeitskalender – So trage ich Verfügbarkeitstermine richtig ein
1. Der Betreff – So muss er aussehen
Jeder Termin beginnt mit einem Code in eckigen Klammern, gefolgt von weiteren Infos.
Aufbau:
[Typ:Kürzel] Priorität Nachname, Vorname ggf. weitere Infos
Beispiele:
| Betreff | Bedeutung |
|---|---|
[v:ts] P1 Torben Schmidt 3/wo |
Torben Schmidt ist verfügbar, Priorität 1, max. 3x pro Woche |
[t:tj] Mueller, Hans |
Thomas Janetzki hat einen Termin für Traürfeier Mueller |
[a:wl] Urlaub |
Wolfram Linnemann ist abwesend |
2. Die drei Typen – nur v, t oder a verwenden!
| Code | Bedeutung | Wann verwenden? |
|---|---|---|
[v:xx] |
Verfügbar | Ich bin an diesem Tag/Uhrzeit für eine Traürfeier buchbar |
[t:xx] |
Termin | Eine Traürfeier ist für mich fest vereinbart |
[a:xx] |
Abwesend | Ich bin nicht verfügbar (Urlaub, anderer Termin etc.) |
WICHTIG: Es gibt NUR diese drei Typen: v, t und a. Andere Buchstaben wie z.B.
[z:ts]sind FALSCH und werden nicht erkannt!
3. Die Namenskürzel
| Kürzel | Person |
|---|---|
ts |
Torben Schmidt |
tj |
Thomas Janetzki |
mg |
Mareike Gintzel |
wl |
Wolfram Linnemann |
ch |
Christian Holtz |
ds |
Dirk Schuklat |
al |
Anke Leuning |
nm |
Mark Neuhaus |
jh |
Julia Holtz |
Bitte immer Kleinbuchstaben verwenden.
4. Die Priorität (bei Verfügbarkeiten und Terminen)
| Priorität | Bedeutung |
|---|---|
| P1 | Wird zürst berücksichtigt |
| P2 | Wird berücksichtigt, wenn P1 bereits belegt |
| P3 | Wird berücksichtigt, wenn P1 und P2 belegt |
5. Maximale Termine pro Woche
Mit dem Zusatz x/wo im Betreff wird angegeben, wie viele Termine eine Person pro Woche maximal übernehmen kann:
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
1/wo |
Maximal 1 Termin pro Woche |
2/wo |
Maximal 2 Termine pro Woche |
3/wo |
Maximal 3 Termine pro Woche |
[v:ts] P1 Torben Schmidt 3/wo
In diesem Beispiel ist Torben Schmidt verfügbar (P1) und kann maximal 3 Termine pro Woche übernehmen.
6. Schritt für Schritt: Verfügbarkeitstermin eintragen
Schritt 1 – Verfügbarkeitstermin im eigenen Kalender erstellen
Erstelle einen neün Verfügbarkeitstermin in deinem persönlichen Outlook-Kalender (oder Apple Kalender).
Schritt 2 – Betreff korrekt eingeben
Beginne den Betreff immer mit dem Code in eckigen Klammern:
[v:ts] P1 Torben Schmidt 3/wo
Wichtig: Eckige Klammer auf
[dann Typ, Doppelpunkt, Kürzel, eckige Klammer zu]ohne zusätzliche Leerzeichen Danach ein Leerzeichen, dann die weiteren Infos.
Schritt 3 – terminservice@creative-kirche.de einladen
Lade in dem Verfügbarkeitstermin folgenden Account als Teilnehmer ein:
terminservice@creative-kirche.de
Damit wird der Verfügbarkeitstermin automatisch in den gemeinsamen Verfügbarkeitskalender übertragen.
Schritt 4 – Verfügbarkeitstermin speichern/senden
Speichere den Verfügbarkeitstermin und sende die Einladung.
7. Häufige Fehler – bitte vermeiden!
Diese Fehler wurden im Kalender tatsächlich gefunden. Bitte achtet darauf:
| Fehler | Falsch | Richtig |
|---|---|---|
| Geschweifte statt eckige Klammern | {t:wl] Höing, Wilm |
[t:wl] Höing, Wilm |
| Runde statt eckige Klammern | (t:wl] Demtröder, Ulla |
[t:wl] Demtröder, Ulla |
| Falscher Typ-Buchstabe | [z:ts] Torben Schmidt |
[v:ts] Torben Schmidt |
| Leerzeichen im Code | [t : tj] |
[t:tj] |
| Kein Doppelpunkt | [t tj] |
[t:tj] |
| Klammern vergessen | t:tj Mueller |
[t:tj] Mueller |
| Kürzel in Großbuchstaben | [t:TJ] |
[t:tj] |
| Betreff ohne Code | Call mit Andreas |
Gehört nicht in den Terminservice-Kalender |
| Einladung vergessen | Verfügbarkeitstermin nur im eigenen Kalender | terminservice@creative-kirche.de einladen! |
Checkliste vor dem Speichern:
- [ ] Betreff beginnt mit
[v:,[t:oder[a:? - [ ] Eckige Klammern
[ ]verwendet (NICHT rund oder geschweift)? - [ ] Namenskürzel ist korrekt und in Kleinbuchstaben?
- [ ] Priorität (P1/P2/P3) angegeben?
- [ ] Name in Klarschrift nach dem Code?
- [ ] terminservice@creative-kirche.de als Teilnehmer eingeladen?
8. Verfügbarkeitstermin ändern oder löschen
- Ändern: Verfügbarkeitstermin im eigenen Kalender bearbeiten und Aktualisierung senden. Die Änderung wird automatisch in den Verfügbarkeitskalender übertragen.
- Löschen: Verfügbarkeitstermin im eigenen Kalender absagen/löschen. Wird automatisch auch im Verfügbarkeitskalender entfernt.
Achtung: Das gilt nur für Verfügbarkeitstermine, die über die Einladungsfunktion erstellt wurden. Einträge aus der Erstbefüllung oder die zentral eingegeben werden, müssen zentral geändert werden (siehe Support).
9. Kalender ansehen
Im Browser (empfohlen):
Der Verfügbarkeitskalender ist als Webansicht mit Farbcodierung verfügbar:
Die Kalenderansicht zeigt alle Verfügbarkeiten, Termine und Abwesenheiten farblich getrennt nach Person an.
ICS-Abo-Link:
Folgenden Link zum Einbinden in alle Kalender-Apps kopieren:
https://outlook.office365.com/owa/calendar/a39b8811a5b2402085b2186817ebe0d4@creative-kirche.de/84c36c4f908744b69166fa327ebe290d16903508555433563405/calendar.ics
In Outlook Desktop einbinden (Windows):
- Outlook öffnen und zur Kalenderansicht wechseln
- Kalender hinzufügen -> Aus dem Internet
- Den ICS-Link (siehe oben) einfügen und bestätigen
In Outlook Web einbinden:
- outlook.office365.com öffnen
- Kalenderansicht öffnen (Kalender-Icon links unten)
- Kalender hinzufügen -> Aus dem Internet abonnieren
- Den ICS-Link (siehe oben) einfügen
In Outlook Mobile App (iOS/Android):
- Outlook App öffnen -> Kalender-Tab unten
- Oben links auf das Kalender-Icon (oder das Zahnrad) tippen
- Kalender hinzufügen -> Kalenderabo hinzufügen
- Den ICS-Link einfügen und bestätigen
Hinweis: Falls die Outlook Mobile App kein direktes Kalenderabo unterstützt, den Kalender zürst in Outlook Web einbinden — er wird dann automatisch in der App angezeigt.
In Apple Kalender einbinden (Mac):
- Kalender App öffnen
- Ablage -> Neüs Kalenderabonnement
- Den ICS-Link (siehe oben) einfügen
In Apple Kalender einbinden (iPhone/iPad):
- Einstellungen -> Kalender -> Accounts
- Account hinzufügen -> Andere -> Kalenderabo hinzufügen
- Den ICS-Link einfügen und Weiter tippen
Tipp: Der abonnierte Kalender kann jederzeit ein- und ausgeblendet werden, ohne ihn zu löschen — so bleibt der eigene Kalender übersichtlich: - Outlook Desktop (Windows): In der Seitenleiste links das Häkchen neben dem Kalendernamen setzen oder entfernen - Outlook Web: In der Kalender-Seitenleiste links den Kalendernamen anklicken (Häkchen ein/aus) - Outlook Mobile: Im Kalender-Tab auf das Kalender-Icon tippen und den Kalender an-/abhaken - Apple Kalender (Mac): In der Seitenleiste (ggf. über Darstellung -> Kalenderliste einblenden) das Häkchen setzen/entfernen - iPhone/iPad: Unten auf Kalender tippen und den Kalender an-/abhaken
10. Support
Bei Fragen oder Problemen: - E-Mail: ServiceAgentur@creative-kirche.de - Telefon: 02302 28222 70 - Remote-Hilfe: per Teams-Sitzung möglich
Stand: März 2026 | Serviceagentur Creative Kirche