Microsoft 365 & Dynamics 365 — Lizenzanalyse

Erstellt: 2026-03-21 | Quelle: Graph API subscribedSkus + users Tenant: Stiftung Creative Kirche (creativekirche.onmicrosoft.com)

1. Lizenzübersicht

Kostenpflichtige Lizenzen

SKU	Produkt	Gekauft	Genutzt	Warning	Status
SPB	M365 Business Premium	33	42 ⚠️	10	ÜBERBELEGT
ENTERPRISEPACK	Office 365 E3	5	5	0	OK
MCOEV	Teams Phone Standard	35	33	0	OK
O365_BUSINESS_ESSENTIALS	M365 Business Basic (Nonprofit)	300	21	0	OK (Grant)
STANDARDPACK	Office 365 E1	0	4	290	AUSLAUFEND
EMS	Enterprise Mobility + Security E3	1	1	0	OK
FLOW_PER_USER	Power Automate per User	1	0	0	Ungenutzt

Dynamics 365 Lizenzen

SKU	Produkt	Gekauft	Genutzt	~Preis/User/Monat	~Gesamt/Monat
DYN365_BUSCENTRAL_ESSENTIAL	BC Essentials	9	9	~53 €	~477 €
DYN365_BUSCENTRAL_TEAM_MEMBER	BC Team Member	31	29	~6,50 €	~202 €
DYN365_TEAM_MEMBERS	D365 Team Members	41	40	~6,50 €	~267 €
DYN365_CUSTOMER_SERVICE_PRO	CS Professional	3	3	~40 €	~120 €
NONPROFIT_PORTAL	Nonprofit Portal	25	2	0 € (Grant)	0 €
CDS_DB_CAPACITY	Dataverse DB Capacity	6	0	im D365-Preis	0 €

Kostenlose / Virale Lizenzen

SKU	Produkt	Kontingent	Genutzt
FLOW_FREE	Power Automate Free	10.000	45
POWERAPPS_DEV	Power Apps Developer	10.000	4
PROJECT_MADEIRA_PREVIEW	BC Preview/IW	10.000	2
CCIBOTS_PRIVPREV_VIRAL	Power Virtual Agents	10.000	0
WINDOWS_STORE	Windows Store for Business	1.000.000	0

2. Geschätzte Monatskosten (Nonprofit-Preise)

Posten	Monat	Jahr
M365 Business Premium (33×)	~185–600 €	~2.220–7.200 €
Office 365 E3 (5×)	~21 €	~252 €
Teams Phone (35×)	~224 €	~2.688 €
M365 Business Basic (300×)	0 € (Grant)	0 €
EMS E3 (1×)	~7,50 €	~90 €
Power Automate per User (1×)	~12,50 €	~150 €
D365 BC Essentials (9×)	~477 €	~5.724 €
D365 BC Team Member (31×)	~202 €	~2.418 €
D365 Team Members (41×)	~267 €	~3.198 €
D365 Customer Service Pro (3×)	~120 €	~1.440 €
Gesamt geschätzt	~1.315–1.930 €	~15.780–23.160 €
Davon Dynamics 365	~1.065 €	~12.780 €
Davon nur D365 CS	~120 €	~1.440 €

Hinweis: Nonprofit-Preise variieren je nach Vertrag und Grant-Status. Die tatsächlichen Kosten können abweichen. M365 Business Basic (300 Lizenzen) ist typischerweise als Nonprofit-Spende kostenlos.

3. Lizenzzuordnung nach User

D365 Business Central Essentials (9 User)

User	E-Mail
Andrea Paschen	andrea.paschen@creative-kirche.de
Andreas Knorr	Andreas.Knorr@creative-kirche.de
Andrea Zappe	andrea.zappe@creative-kirche.de
Bernd Sieper	Bernd.Sieper@creative-kirche.de
Dynamics365	dynamics365@creative-kirche.de
Petra Erkes	Petra.Erkes@creative-kirche.de
Pia Neuhaus	pia.neuhaus@creative-kirche.de
Ralf Rathmann	Ralf.Rathmann@creative-kirche.de
Svetlana Hofmann	Svetlana.Hofmann@creative-kirche.de

D365 Customer Service Professional (3 User)

User	E-Mail	Bemerkung
Bernd Sieper	Bernd.Sieper@creative-kirche.de	Hauptnutzer
D365 Service	d365service@creative-kirche.de	Service-Account
O365 Administrator	creaki@creative-kirche.de	Admin-Account

D365 Business Central Team Member (29 User)

Alina Letzel, Ansgar Jockisch, Bianca Loesenbeck, Christina Reichelt, Christine Lihs-Goschnick, Dominik Ballhausen, Eva Biallas, Ingrid Koehler, Jakoba Weyandt, Jens Woelke, Katharina von Lewinski, Lena Neuhaus, Luisa Hansen, Mandy Melches, Marcel Volkmann, Martin Bartelworth, Matthias Kleiboehmer, Meike Loeher, Merle Kenning, Michael Bremer, Milena Zielinska, Miriam Schaefer, Nicole Giese, Rubin Itermann, Sebastian Sendzik, Sonja Knabe, Stefanie Brenzel, Tabea Tevs, Torben Schmidt

D365 Team Members (40 User)

Fast alle internen Mitarbeiter mit M365-Lizenz (40 von 41 Plätzen belegt).

Teams Phone Standard (33 von 35)

Die meisten internen creative-kirche.de User plus einige ev-pop-institut.de User.

4. Kritische Befunde

4.1 ⚠️ M365 Business Premium ÜBERBELEGT

33 Lizenzen gekauft, 42 User zugewiesen
10 User im Warning-Status
Microsoft wird entweder nachberechnen oder den Zugang sperren
Sofortiger Handlungsbedarf: 9 zusätzliche Lizenzen kaufen ODER User auf günstigere Pläne (Business Basic) migrieren

4.2 ⚠️ Office 365 E1 auslaufend

0 bezahlte Lizenzen, 290 im Warning-Status
4 User noch zugewiesen:
Bernd Sieper
Fundraising Box (Service-Account)
Klaus-Martin Strunk
Sela/Yoga
Handlungsbedarf: Diese 4 User auf andere Pläne umziehen (Business Basic wäre kostenlos)

4.3 Deaktivierter User mit Lizenzen

Jens Murer (enabled=false) hat noch zugewiesene Lizenzen:
DYN365_TEAM_MEMBERS
O365_BUSINESS_ESSENTIALS
FLOW_FREE
POWERAPPS_DEV
Handlungsbedarf: Lizenzen entfernen

4.4 Ungenutzter Power Automate per User

1 Lizenz gekauft, 0 genutzt
~12,50 €/Monat verschwendet
45 User nutzen Power Automate Free — reicht das nicht?

5. Bewertung: D365 CS ablösen?

Kostenrechnung

Szenario	Einsparung/Monat	Einsparung/Jahr
CS-Pro-Lizenzen kündigen (3×)	~120 €	~1.440 €
+ Team Members reduzieren (geschätzt 10×)	+65 €	+780 €
Maximal bei CS-Ablösung	~185 €	~2.220 €

Migrationskosten (geschätzt)

Posten	Einmalaufwand
Helpdesk-System aufsetzen (Zammad/Freshdesk)	2–5 Tage
557 E-Mail-Templates migrieren	3–5 Tage
Vivenu-Integration neu bauen	15–30 Tage
Chorverwaltung (cnsc_chor*) ersetzen	10–20 Tage
Case-Archiv migrieren (66.000+)	2–3 Tage
Test und Schulung	5–10 Tage
Gesamt	37–73 Tage

Fazit

Ablösung rechnet sich nicht. Bei ~2.220 €/Jahr Einsparung und 37–73 Tagen Migrationsaufwand (intern oder extern) dauert der Return on Investment mehrere Jahre. Die 33 Custom Entities (Vivenu + Chor) sind der Blocker.

Empfehlung: D365 CS behalten, Lizenzbereinigung priorisieren.

6. Empfohlene Maßnahmen

#	Maßnahme	Priorität	Einsparung
1	SPB-Überbelegung klären (9 Lizenzen nachkaufen oder User umziehen)	DRINGEND	Vermeidet Nachberechnung/Sperrung
2	E1-User (4×) auf Business Basic umziehen	Hoch	E1-Kosten weg
3	Jens Murer: Lizenzen entfernen	Mittel	~6,50 €/Monat
4	Power Automate per User prüfen (ungenutzt)	Niedrig	~12,50 €/Monat
5	D365 Team Members: Prüfen ob alle 41 User Zugriff brauchen	Mittel	Bis ~267 €/Monat
6	Marketing-Listen von D365 CS → Brevo verlagern	Mittel	Keine direkte Einsparung, aber weniger Pflegeaufwand