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Auslagenerstattung ak — Automatische Belegverarbeitung

Übersicht

Tool zur Erstellung von Auslagenerstattungs-Belegen: Nimmt eine Rechnung (Receipt/Invoice), versieht sie mit einem Auslagen-Stempel und bereitet den Versand an die Stiftung Creative Kirche vor.

Verzeichnis

~/Documents/11 - ak/Belege Re ak/2026/
├── Rechnungen/                              # Eingehende Rechnungen (Invoice + Receipt)
├── Auslagenerstattung/                      # Gestempelte Auslagen-PDFs
│   ├── Auslagen ak/                         # Tool-Verzeichnis
│   │   ├── Neue Auslage.command             # Doppelklick-Starter
│   │   ├── Auslagen ak.sh                   # Hauptscript
│   │   └── stempel.py                       # PDF-Stempel (Python, layoutabhängig)
│   ├── Auslagen ak Anthropic ...pdf         # Erzeugte gestempelte PDFs
│   ├── Auslagen ak Murf-AI ...pdf
│   └── Auslagenerstattung 2026 Gesamtübersicht.pdf
└── Re ak an SCK/                            # Honorar-Rechnungen an SCK

Verwendung

Per Finder

Doppelklick auf Neue Auslage.command

Per Terminal

cd ~/Documents/.../Auslagenerstattung/Auslagen\ ak
./Auslagen\ ak.sh

Ablauf

  1. Zeigt alle verfügbaren Receipts aus Rechnungen/ mit Betrag
  2. Welche Rechnung? [Nr] → Auswahl
  3. Erkennt automatisch: Rechnungssteller, Produkt, Betrag, Rechnungs-Nr
  4. Bei USD-Rechnungen: MoneyMoney-Lookup → findet EUR-Buchung + Wechselkurs automatisch
  5. Schlägt Stempel-Betreff vor (bestätig- oder änderbar)
  6. Schlägt Dateinamen vor (bestätig- oder änderbar)
  7. Erstellt gestempelte PDF → Vorschau → PDF in Ordnung? [J/n]

Der Stempel

Grüner Kasten mit: - "Auslagen / Andreas Knorr" - "IT - [Betreff]" (z.B. "Nutzung Claude KI", "Erstellen von TelAnsagen") - Bankverbindung (N26) - Bei Fremdwährung: EUR-Umrechnung mit Wechselkurs (aus MoneyMoney) - "Danke"

Stempel-Position pro Rechnungstyp

Typ Position Skalierung
Anthropic Rechts oben, neben Bill-to 100%
Murf Rechts oben, neben Bill-to 100%
Amazon Links unten, unter USt-Tabelle 70%
Paddle Rechts unten, über Logo 70%
Lucidchart Rechts unten, über Terms 85%
Google Rechts oben 100%

Neue Layouts können in stempel.py → LAYOUT_POSITIONS ergänzt werden.

Standard-Betreffs

Rechnungssteller Stempel-Betreff
Anthropic Nutzung Claude KI
Murf.ai Erstellen von TelAnsagen
USB Network Gate USB-Network Salto-Server
Google Google Workspace
Lucidchart Lucidchart Diagramme

Rechnungen-Ordner Konvention

Dateinamen in Rechnungen/:

YYYY-MM-DD_Anbieter_Typ.pdf        → Invoice
YYYY-MM-DD_Anbieter_Typ_1.pdf      → Receipt (Zahlungsbeleg)

Das Script verwendet die _1.pdf (Receipt) als Quelle für den Stempel.

Gesamtübersicht

Die Datei Auslagenerstattung 2026 Gesamtübersicht.pdf enthält eine tabellarische Übersicht aller Auslagen mit Status (erledigt/eingereicht/offen).

Technische Details

  • PDF-Stempel: Python (pypdf + reportlab)
  • EUR-Lookup: MoneyMoney AppleScript-API → N26-Konto
  • E-Mail: AppleScript → Mail.app (an rechnung-sck@creative-kirche.de)
  • Voraussetzungen: Python 3 mit pypdf + reportlab, poppler (pdftotext)

Historie

  • Erstellt: 2026-03-16
  • 15 Auslagen erfasst (10 erledigt, 5 am 16.03. eingereicht)