Docbox & Business Central — Einrichtung und Betrieb
Stand: 24. Maerz 2026
1. Was ist was?
Docbox Cloud
Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Creative Kirche. Hosting bei aktivweb GmbH (Bodenmais), SaaS-Vertrag seit 03/2024.
- URL: https://cloud.docbox.eu
- Cloud-ID: 9009-1405-4842-2716
- Zweck: Digitale Belegarchivierung (Eingangsrechnungen, Einkaufsbelege)
Docbox Connector fuer Business Central
BC-Add-On von BIZZCORE Systems GmbH. Verbindet Docbox mit Dynamics 365 Business Central.
Was der Connector in BC ermoeglicht:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Dokument-Anzeige | Verknuepfte Docbox-Belege in allen Verkaufs-/Einkaufsbelegen sehen |
| Dokumenten-Vorschau | Echtzeit-Vorschau direkt im BC Web-Client |
| Automatische Archivierung | Druckberichte automatisch in Docbox archivieren |
| Dokument-Upload | Aus BC heraus Dokumente in Docbox hochladen |
| Volltextsuche | Stichwortsuche in Docbox-Dokumenten ohne Systemwechsel |
| Metadaten-Sync | Metadaten zwischen BC und Docbox abgleichen |
2. Benutzerlizenzen vs. API-Keys
Es gibt zwei Ebenen der Berechtigung — Docbox-Benutzer und API-Keys:
Docbox-Benutzer (cloud.docbox.eu)
Lizenzen fuer die interaktive Anmeldung am Docbox Web-UI.
| Typ | Rechte | Anzahl CK |
|---|---|---|
| Administrator | Voller Zugriff: Upload, Download, Suche, Loeschen, Metadaten, Stempel, Ordner, Workflows | System |
| Vollbenutzer | Wie Administrator, aber ohne Systemeinstellungen | Buchhaltung (Svetlana, Andrea) |
| Lesebenutzer | Nur Suchen und Anzeigen, kein Upload/Loeschen/Aendern | weitere |
| Gesamt: | 5 Lizenzen |
API-Keys (Docbox Module -> API)
Programmatischer Zugriff fuer externe Systeme (v.a. Business Central).
| Eigenschaft | Detail |
|---|---|
| Anzahl | Beliebig viele, unabhaengig von Benutzerlizenzen |
| Lizenzbedarf | Verbraucht keine Docbox-Benutzerlizenz |
| Berechtigung | Erbt die Rechte des zugeordneten Docbox-Benutzers |
| Voraussetzung | REST-API-Modul muss gebucht sein (kostenpflichtiges Zusatzmodul) |
Wichtig: Der API-Key hat keinen eigenen Berechtigungstyp. Ob er lesen oder schreiben darf, haengt vom Docbox-Benutzer ab, dem er zugeordnet ist:
| API-Key-Typ bei Erstellung | Zugeordneter Docbox-Benutzer | Ergebnis |
|---|---|---|
| Administrator | Administrator-Benutzer | Voller Zugriff (Upload, Download, Aendern, Loeschen) |
| Read-Only | Lese-Benutzer | Nur Suchen, Anzeigen, ggf. Download |
BC-Connector-Lizenzen (DocBox-Einrichtung in BC)
Hier wird der API-Key einem BC-Benutzer zugeordnet.
| Typ | Rechte in BC | Kosten | Anzahl CK |
|---|---|---|---|
| Vollzugriff | Vorschau, Upload, Archivierung, Metadaten-Sync | 9,90 EUR/User/Monat | 22 Lizenzen |
| Nur Lesen | Nur Vorschau und Suche | Kostenlos | Unbegrenzt (~15 im Einsatz) |
3. Benutzer einrichten — Schritt fuer Schritt
Voraussetzung
- Benutzer muss in BC als Benutzer angelegt sein (BC-Kennung vorhanden)
Schritt 1: API-Key in Docbox erstellen
- Docbox oeffnen (https://cloud.docbox.eu)
- Module -> API
- REST-API-Key hinzufuegen
- Beschreibung: Name des Benutzers eingeben
- Typ waehlen:
- Administrator — fuer Buchhaltung (Belege hochladen, aendern, archivieren)
- Read-Only — fuer alle anderen (nur Belege ansehen)
- Gueltigkeitsdauer: unbegrenzt
- API-Key in Zwischenablage kopieren — der Key ist danach NICHT mehr lesbar!
- Speichern
Schritt 2: API-Key in BC zuordnen
- In BC -> Suche: "DocBox-Einrichtung"
- Reiter API-Schluessel
- Neue Zeile anlegen
- API-Schluessel einfuegen (aus Zwischenablage)
- Benutzername auswaehlen (BC-Benutzer)
Schritt 3: Pruefen und Lizenz aktivieren
- Zeile des neuen Benutzers selektieren
- Pruefung klicken
- Aktionen -> Lizenz aktualisieren
- Ergebnis: Gueltig = Ja, Lizenziert = Ja
Schritt 4: Nacharbeiten
- In Docbox (Module -> API): Beschreibung ggf. an BC-Benutzernamen anpassen
DOCBOX_Benutzer_Einrichtung.xlsxaktualisieren (Bernd Sieper OneDrive)
Haeufige Fehler
| Problem | Loesung |
|---|---|
| Key nicht mehr lesbar | Neuen Key anlegen, alter ist verloren |
| Benutzer nicht findbar in BC | Erst BC-Benutzer anlegen (M365 Admin + Entra) |
| Lizenziert = Nein nach Pruefung | Aktionen -> Lizenz aktualisieren |
| Pruefung schlaegt fehl | Key in Docbox neu erstellen, erneut kopieren |
4. Benutzer entfernen (Offboarding)
- In BC: DocBox-Einrichtung -> Zeile des Benutzers entfernen
- In Docbox: Module -> API -> API-Key loeschen
DOCBOX_Benutzer_Einrichtung.xlsxaktualisieren
5. Rechnungseingang (automatisiert)
PDF per E-Mail weiterleiten an:
| Mandant | E-Mail-Adresse |
|---|---|
| SCK | rechnung-sck@creative-kirche.de |
| CK Medien | rechnung-ckm@creative-kirche.de |
| EPA | rechnung-epa@ev-pop-institut.de |
Jedes angehaengte PDF wird einzeln in Docbox abgelegt und erscheint in BC.
Hinweis: E-Mail-Verschluesselung (S/MIME) muss beim Weiterleiten deaktiviert sein.
6. Zugangsdaten
| Ressource | Wert |
|---|---|
| Web-UI | https://cloud.docbox.eu |
| Cloud-ID | 9009-1405-4842-2716 |
| Admin-Login | Administrator / Start4711+ |
| Endnutzer-Passwort | woTca1-mahbok-covpuz |
| REST-API | cloud.docbox.eu:8081 (Status: 404 — mit BIZZCORE klaeren) |
| API-Key (raspip5) | ~/.env.docbox |
| API-Doku | https://wiki.docbox.eu/media/wiki/api/version-7-1.html |
7. Ansprechpartner
| Wer | Rolle |
|---|---|
| Andreas Knorr | Docbox-Admin, Benutzereinrichtung |
| Bernd Sieper | Docbox-Admin, Benutzereinrichtung |
| BIZZCORE (Tino/Andreas Proehl) | BC Connector, Wartung, Migration |
| aktivweb GmbH (Bodenmais) | Docbox Cloud Hosting |
8. Kosten
| Position | Betrag |
|---|---|
| Docbox Basis (1 Mandant, GoBS) | im SaaS-Vertrag |
| REST-API Modul | 14,90 EUR/Monat |
| BC-Connector Vollzugriff | 9,90 EUR/User/Monat (22 Lizenzen) |
| BC-Connector Nur-Lesen | Kostenlos |
| BIZZCORE Wartung | 250 EUR/Monat |
| Sachkonto | 7512 |
Erstellt: 24.03.2026 | Autor: Andreas Knorr (via Claude Code) Quellen: Docbox Cloud, BC, M365 E-Mails, SharePoint, OneNote, wiki.docbox.eu
9. Docbox Cloud — Benutzerkonten
Benutzer mit eigenem Login (Schreibzugriff)
| Name | Docbox-Benutzer | Rolle |
|---|---|---|
| Svetlana Hofmann | Svetlana.Hofmann | Buchhaltung |
| Pia Neuhaus | Pia.Neuhaus | Buchhaltung |
| Christiane Spill | Christiane.Spill | Buchhaltung (inaktiv in BC) |
Read-Only (alle ueber gemeinsamen Account "Read.Only")
Jeder Benutzer hat einen individuellen API-Key, aber alle nutzen den Docbox-Account "Read.Only".
Anhang: Snapshot BC DocBox-Einrichtung (31.03.2026)
Snapshot der API-Schluessel-Zuordnung aus BC → DocBox-Einrichtung. Alle 37 Eintraege gueltig. 22 Vollzugriff-Lizenzen (9,90 EUR/User/Monat), 15 Nur-Lesen (kostenlos).
Vollzugriff / Lizenziert (22 von 22 Lizenzen belegt)
| # | BC-Benutzer | Bemerkung |
|---|---|---|
| 1 | ALINA.LETZEL | |
| 2 | ANDREA.PASCHEN | |
| 3 | ANSGAR.JOCKISCH | |
| 4 | BERND.SIEPER | |
| 5 | CELINA.ORTHAUS | |
| 6 | DOMINIK.BALLHAUSEN | |
| 7 | DYNAMICS365 | Service-Account |
| 8 | EVA.BIALLAS | |
| 9 | INGRID.KOEHLER | |
| 10 | JAKOBA.WEYANDT | |
| 11 | JENS.WOELKE | |
| 12 | KATHARINA.VONLEWINSKI | |
| 13 | MANDY.MELCHES | Neu 31.03.2026 (vorher keine Lizenz) |
| 14 | MARCEL.VOLKMANN | |
| 15 | MEIKE.LOEHER | |
| 16 | MERLE.KENNING | |
| 17 | MILENA.ZIELINSKA | |
| 18 | PIA.NEUHAUS | Buchhaltung |
| 19 | RUBIN.ITERMANN | |
| 20 | SONJA.KNABE | |
| 21 | STEFANIE.BRENZEL | |
| 22 | SVETLANA.HOFMANN | Buchhaltung |
Nur-Lesen (15 User, kostenlos)
| BC-Benutzer | Bemerkung |
|---|---|
| ANDREA.ZAPPE | |
| ANDREAS.KNORR | Umgestellt 31.03.2026 (vorher Vollzugriff) |
| BIANCA.LOESENBECK | |
| CHRISTINE.LIHS-GOSCHNICK | |
| INES.SCHMALE | |
| MARTIN.BARTELWORTH | |
| MATTHIAS.KLEIBOEHMER | |
| MICHAEL.BREMER | |
| MIRIAM.SCHAEFER | |
| NICOLE.GIESE | |
| PETRA.ERKES | |
| RALF.RATHMANN | |
| SEBASTIAN.SENDZIK | |
| TORBEN.SCHMIDT | |
| USER_786AD...028A | Service-Account |
Aenderungen gegenueber 24.03.2026
- Mandy Melches: Vollzugriff-Lizenz neu zugewiesen
- Andreas Knorr: Von Vollzugriff auf Nur-Lesen umgestellt (Lizenz frei fuer Mandy)
- Inaktive Benutzer bereinigt: Christiane Spill, Esperance Mirindi, Frank Zuendorf, Kathleen Stork, Kerstin Norda, Laurenz Niehues, Lisa Hesmert, Mona Scanlon, Marcel Leskow — nicht mehr in der Liste
- Hinweis: Alle 22 Vollzugriff-Lizenzen sind belegt. Fuer weitere Benutzer muss bei BIZZCORE eine zusaetzliche Lizenz gebucht werden (9,90 EUR/Monat).