FRB Multi-Mandanten & Projekt-Kontierung
FundraisingBox: Multi-Mandanten-Fähigkeit und Projekt-Kontierung
Erstellt: 2026-03-10 Bezug: Anfrage zur Erweiterung FRB um Ev. Popakademie als zweiten Mandanten
1. Fragestellung
- Können in der bestehenden FundraisingBox neben "Stiftung Creative Kirche" weitere Mandanten (z.B. "Ev. Popakademie") eingerichtet werden?
- Können Spendenbescheinigungen mit Absenderdaten der Popakademie erstellt werden?
- Wie wird das Mapping FRB-Projekt → BC-Kontierung (Kostenstelle, Kostenträger, Sphäre) gepflegt?
2. Ergebnis: Multi-Mandanten
FundraisingBox ist Single-Tenant
Ein FRB-Account = eine Organisation. Es gibt kein Multi-Mandanten-Feature.
| Eigenschaft | Pro Account |
|---|---|
| Organisationsdaten | Ein Satz (Name, Adresse, Steuernr.) |
| Briefpapier | Ein zentrales Template |
| Spendenbescheinigungen | Ein Template mit festen Organisationsdaten |
| Finanzamt/Freistellungsbescheid | Fester Text im Template |
| API-Credentials | Ein API-Key |
| Spendenformulare | Eigene Formulare mit eigenen Hashes |
Dynamische Organisationsfelder in Spendenquittungen existieren nicht. Die Daten des Finanzamts, der Steuernummer und des Freistellungsbescheids werden als fester Text ins Template geschrieben.
Lösung: Zweiter FRB-Account
Für die Ev. Popakademie muss ein separater FundraisingBox-Account eingerichtet werden.
| Aspekt | Stiftung CK (bestehend) | Ev. Popakademie (neu) |
|---|---|---|
| FRB-Account | bestehend | neu anzulegen |
| SIP User (Inopla) | 00012779090 | — |
| Organisationsdaten | Stiftung Creative Kirche | Ev. Popakademie |
| Briefpapier | eigenes Template | eigenes Template |
| Spendenbescheinigungen | Finanzamt Witten, StNr. CK | Finanzamt ?, StNr. EPA |
| API-Key | ofmkymrc3x... | neu zu beantragen |
| BC-Company | Stiftung CK | Popakademie |
Kosten
- Keine Grundgebühr — FRB berechnet 4% pro Transaktion
- Zweiter Account kostet nichts extra außer den 4% auf Popakademie-Spenden
- Bei größerem Volumen: individuelle Preisgestaltung bei FRB anfragen
3. Projekt-Kontierung: FRB → Business Central
Das Problem
FundraisingBox kennt nur Projekte und Zahlungswege. Die BC-Dimensionen (Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Sphäre) existieren in FRB nicht. Die Zuordnung muss extern erfolgen.
Die Lösung: Mapping-Tabelle
Eine Konfigurationstabelle ordnet jedem FRB-Projekt die BC-Kontierung zu:
FRB-Projekt → BC-Sachkonto + Kostenstelle + Kostenträger + Sphäre
Aktuelle Mapping-Tabelle (Entwurf, 38 Projekte)
| Nr | FRB-Projekt | Spenden | Volumen EUR | BC-Konto (Vorschlag) | Kostenstelle | Kostenträger | Sphäre |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Creative Kirche allgemein | 2.530 | 185.880 | 3220 ? | _____ | CK-ALLG ? | 1 Ideell ? |
| 2 | Wohnzimmergottesdienst | 2.444 | 211.228 | 3224 ? | _____ | WZG ? | 3 Zweckbetr. ? |
| 3 | Freundeskreis | 3.733 | 70.481 | 322007/09 ? | _____ | FK ? | 1 Ideell ? |
| 4 | Gemeinde Creative Kirche | 1.506 | 134.908 | 1802 90 ? | _____ | GEM ? | 1 Ideell ? |
| 5 | Kinderfonds | 1.708 | 43.438 | 3220 ? | _____ | KF ? | 1 Ideell ? |
| 6 | Worship Cafe | 893 | 60.920 | 3224 ? | _____ | WC ? | 3 Zweckbetr. ? |
| 7 | Kauf Pop-Akademie | 348 | 92.823 | 3220 ? | _____ | EPA ? | 1 Ideell ? |
| 8 | Chormusicals | 34 | 225.288 | 3229 ? | _____ | MLK ? | 3 Zweckbetr. ? |
| 9 | Gospelkirchentag | 122 | 41.325 | 3225 ? | _____ | GKT ? | 3 Zweckbetr. ? |
| 10 | ohne Verwendungszweck | 492 | 36.343 | 3220 ? | _____ | _____ | 1 Ideell ? |
| 11–38 | (weitere 28 Projekte) |
Vollständige Tabelle: siehe 27_mapping_tabelle_frb_bc.md
Wer pflegt das Mapping?
| Phase | Verantwortlich | Aufgabe |
|---|---|---|
| Erstbefüllung | Finanzbuchhaltung | Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger und Sphären für alle 38 Projekte festlegen |
| Laufende Pflege | Finanzbuchhaltung + IT | Bei neuem FRB-Projekt: FiBu legt BC-Kontierung fest, IT trägt in Config ein |
| Technische Umsetzung | IT | Mapping als Config-Datei (JSON/YAML) im Sync-Service |
Optionen für die laufende Pflege
| Option | Beschreibung | Aufwand |
|---|---|---|
| A: Config-Datei | JSON/YAML auf raspip5, IT pflegt nach FiBu-Vorgabe | Gering, aber IT-Abhängigkeit |
| B: Excel/CSV | FiBu pflegt Excel, Sync-Service liest automatisch | Mittel, FiBu-freundlich |
| C: BC Custom-Tabelle | Mapping direkt in Business Central als Tabelle | Hoch (BC-Entwicklung), aber FiBu pflegt selbst |
| D: Bookstack-Seite | Tabelle in Bookstack, API-Auslese durch Sync-Service | Mittel, alle können pflegen |
Empfehlung: Option B (Excel/CSV) für den Start — einfach, FiBu-freundlich, kein BC-Customizing nötig.
4. Automatisierungsablauf (Soll)
FundraisingBox Mapping-Tabelle Business Central
+-----------------+ +------------------+ +------------------+
| Spenden | API | FRB-Projekt | | Buchungsblatt |
| (pro Monat) | -------> | → Sachkonto | ------> | (Entwurf) |
| - Projekt | | → Kostenstelle | API | Prüfung durch |
| - Betrag | | → Kostenträger | | FiBu, dann |
| - Zahlungsweg | | → Sphäre | | Freigabe+Buchung |
+-----------------+ +------------------+ +------------------+
↑
FiBu pflegt bei
neuen Projekten
Prozess bei neuem FRB-Projekt
- Jemand legt neues Projekt in FRB an (z.B. "Neues Musical 2027")
- Sync-Service erkennt: Projekt ohne Mapping → Warnung an FiBu/IT
- FiBu bestimmt: Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Sphäre
- IT/FiBu trägt Mapping ein (je nach gewählter Option A–D)
- Nächster Sync-Lauf verarbeitet die Spenden korrekt
5. Auswirkung zweiter FRB-Account (Popakademie)
Bei zwei FRB-Accounts arbeitet der Sync-Service mit zwei API-Credential-Sätzen:
FRB Account 1 (Stiftung CK) → Mapping CK → BC Company "Stiftung CK"
FRB Account 2 (Ev. Popakademie) → Mapping EPA → BC Company "Popakademie"
Jeder Account hat eine eigene Mapping-Tabelle. Das ist architektonisch kein Problem — der Sync-Service iteriert einfach über beide Accounts.
6. Offene Aufgaben
| Nr | Aufgabe | Verantwortlich | Status |
|---|---|---|---|
| 1 | Mapping-Tabelle ausfüllen (38 Projekte) | FiBu | Offen — wartet auf Rückmeldung |
| 2 | Zusatzfragen klären (Zahlungsweg-Trennung, Belegnummern, Buchungsblatt, Gegenkonto) | FiBu | Offen |
| 3 | Zweiten FRB-Account für Popakademie anlegen | Geschäftsführung/IT | Offen |
| 4 | API-Key für Popakademie-Account beantragen | IT | Wartet auf Nr. 3 |
| 5 | Mapping-Tabelle für Popakademie-Projekte erstellen | FiBu | Wartet auf Nr. 3 |
| 6 | Sync-Service implementieren | IT | Wartet auf Nr. 1+2 |
| 7 | Pflege-Prozess für Mapping festlegen (Option A–D) | IT + FiBu | Offen |
7. Referenzen
- Mapping-Tabelle (vollständig):
dokumentation/27_mapping_tabelle_frb_bc.md - Technische Analyse FRB-Integration:
dokumentation/25_fundraisingbox_integration_analyse.md - Zusammenfassung (nicht-IT):
dokumentation/26_fundraisingbox_integration_zusammenfassung.md - FRB API-Doku: https://developer.fundraisingbox.com/reference/how-to-start
- FRB Support Spendenbescheinigungen: https://support.fundraisingbox.com/de/support/solutions/articles/79000127488