Spendenverwaltung: Wie arbeiten unsere Systeme zusammen?

Zusammenfassung für Vorstand, Gremien, nicht-ITler Stand: März 2026

Worum geht es?

Die Stiftung Creative Kirche nutzt drei zentrale IT-Systeme, die mit Spenden zu tun haben:

System	Wofür?	Vergleichbar mit...
FundraisingBox	Spendeneingang, Spenderbriefe, Bescheinigungen	Das "Spendenbüro"
Business Central	Buchhaltung, Finanzen, Jahresabschluss	Der "Buchhalter"
Dynamics 365 CRM	Kontaktdaten aller Personen (Adresse, E-Mail, Telefon)	Das "Adressbuch"

Das Problem: Diese drei Systeme arbeiten heute weitgehend getrennt voneinander. Daten werden manuell von einem System ins andere übertragen.

Wie läuft es heute?

Spendeneingang (FundraisingBox)

Alle Spenden kommen in der FundraisingBox an — egal ob per Überweisung, Lastschrift, PayPal oder Kreditkarte. Im Jahr 2025 waren das über 4.300 Einzelspenden von rund 2.850 verschiedenen Spendern. Insgesamt wurden seit 2021 über 795.000 EUR an Spenden verwaltet.

Die FundraisingBox kümmert sich auch um Spendenbescheinigungen und Dankesschreiben. Sie ist das führende System für alles rund um Spenden.

Übernahme in die Buchhaltung (Business Central)

Einmal im Monat fasst eine Mitarbeiterin die Spenden des Vormonats von Hand zusammen und bucht sie als Sammelbetrag in die Buchhaltung. Aus hunderten Einzelspenden wird z.B. eine einzige Buchung: "FundBox Spenden Januar 2026: 12.345 EUR".

Das bedeutet: In der Buchhaltung sind die Spenden nur als Monatssummen sichtbar — nicht als Einzelspenden pro Person.

Kontaktverwaltung (CRM)

Das CRM kennt 178.000 Kontakte (Chormitglieder, Teilnehmer, Spender, Interessenten). Ein Grossteil der Spender (87,6%) ist dort als Kontakt erfasst. Aber: Das CRM weiss nichts über deren Spenden. Wenn ein Spender anruft und fragt "Ist meine Spende angekommen?", kann der Servicemitarbeiter das im CRM nicht beantworten.

Der aktuelle Datenfluss

    FundraisingBox              Business Central           CRM
  +-----------------+         +----------------+      +----------------+
  |                 |  Hand   |                |      |                |
  | 15.148 Spenden  | ------> | Monatssummen   |      | 178.000        |
  | 2.853 Spender   | 1x/Mon  | auf Sachkonten |      | Kontakte       |
  | Bescheinigungen |         |                |      |                |
  +-----------------+         +----------------+      +----------------+
         |                                                    |
         |              KEINE Verbindung                      |
         +----------------------------------------------------+

Was sind die Probleme?

1. Manueller Aufwand

Die monatliche Übernahme der Spendensummen in die Buchhaltung kostet Zeit und ist fehleranfällig. Jede Spende muss dem richtigen Konto, Projekt und der richtigen steuerlichen Sphäre zugeordnet werden.

2. Keine Spendenauskunft im Kundenservice

Ruft ein Spender an, muss der Mitarbeiter erst in der FundraisingBox nachsehen — sofern er Zugang hat. Einfache Fragen wie "Ist meine Spende angekommen?" oder "Wann kommt meine Bescheinigung?" können nicht direkt beantwortet werden.

3. Keine automatische Verknüpfung

Von 2.498 Spendern, die im CRM als Kontakt existieren, haben nur 244 eine Verknüpfung zur Buchhaltung. Die Systeme wissen nicht voneinander.

Was schlagen wir vor?

Schritt 1: Automatische Spendenbuchung (FundraisingBox -> Buchhaltung)

Was ändert sich? Die monatliche Zusammenfassung der Spenden wird automatisiert. Ein Programm liest die Spenden aus der FundraisingBox, ordnet sie den richtigen Konten und Projekten zu und erstellt die Buchungen in Business Central — fertig zur Prüfung und Freigabe.

Was bleibt gleich? - Die FundraisingBox bleibt das führende System für Spenden - Es werden weiterhin Monatssummen gebucht (keine Einzelspenden) - Die Buchhaltung prüft und gibt die Buchungen frei

Nutzen: - Kein manuelles Zusammenrechnen und Eintippen mehr - Weniger Fehlerquellen - Schnellere Monatsabschlüsse

Schritt 2: Spendeninformationen im CRM sichtbar machen (FundraisingBox -> CRM)

Was ändert sich? Das CRM zeigt künftig zu jedem Kontakt die wichtigsten Spendeninformationen an:

Ist die Person Spender? Seit wann?
Letzte Spende: Datum, Betrag, Projekt
Gesamtvolumen und Anzahl der Spenden
Welche Projekte werden unterstützt?
Status der Spendenbescheinigung

Was bleibt gleich? - Änderungen an Spenderdaten erfolgen weiterhin nur in der FundraisingBox - Für komplexe Spendenfragen wird weiterhin die FundraisingBox genutzt - Das CRM ändert keine Daten in der FundraisingBox

Nutzen: - Servicemitarbeiter können Spenderfragen sofort beantworten - Besserer Überblick über die Spendenbeziehung eines Kontakts - Kein separater Login in die FundraisingBox nötig für Standardfragen

So sieht es danach aus

    FundraisingBox              Business Central           CRM
  +-----------------+         +----------------+      +----------------+
  |                 | autom.  |                |      |                |
  | Einzelspenden   | ------> | Monatssummen   |      | Kontaktdaten   |
  | Spenderbriefe   | 1x/Mon  | auf Sachkonten |      | + Spendeninfo  |
  | Bescheinigungen |         |                |      | + Bescheinigung|
  +-----------------+         +----------------+      +----------------+
         |                                                    ^
         |                    automatisch, täglich           |
         +----------------------------------------------------+

Zahlen und Fakten

Kennzahl	Wert
Spenden seit 2021	15.148
Verschiedene Spender	2.853
Spendenvolumen gesamt	795.173 EUR
Spenden pro Jahr (2025)	4.320
Spender bereits im CRM	87,6%
Spender mit BC-Verknüpfung	nur 8,6%

Wohin spenden die Menschen? (nur 2025)

Projekt	Anteil
Creative Kirche allgemein	17,6%
Gemeinde Creative Kirche	16,1%
Freundeskreis	15,7%
Wohnzimmergottesdienst	13,1%
Worship Cafe	12,0%
Kinderfonds	9,2%
Kauf Pop-Akademie	6,8%
Sonstige (20 weitere Projekte)	9,4%

Nächste Schritte

Was	Wer	Wann
API-Zugang zur FundraisingBox beantragen	IT / FRB-Support	sofort
Zuordnungstabelle Projekte -> Buchhaltungskonten abstimmen	IT + Buchhaltung	1-2 Wochen
Automatische Spendenbuchung einrichten und testen	IT	2-3 Wochen
Spendeninformationen im CRM einrichten	IT + CRM-Admin	3-4 Wochen
Testphase (parallel zum bisherigen Verfahren)	alle	2 Wochen
Umstellung auf automatisierten Betrieb	alle	nach Freigabe

Kosten und Aufwand

Keine zusätzlichen Softwarelizenzen erforderlich
Keine externen Dienstleister nötig — Umsetzung durch interne IT
Entwicklungsaufwand: ca. 8-10 Arbeitstage
Laufender Betrieb: vollautomatisch, keine manuelle Pflege

Bei Fragen zur technischen Umsetzung: Detaillierte Analyse unter dokumentation/22_fundraisingbox_integration_analyse.md